Какие существуют сроки хранения документов

Основным нормативным актом при определении сроков хранения документов, их отбора для отнесения в состав Национального архивного фонда Украины либо для уничтожения документов является Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, который предназначен для использования всеми органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности.

Основные правила исчисления сроков хранения документов

· Согласно п.2.9 Перечня исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.

· Для некоторых документов Перечень определяет срок хранения путем указания «75 лет – «В», где «В» - возраст человека на момент завершения дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела.

· Срок хранения документов, для которых в Перечне стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самим предприятием.

· Документы, имеющие срок хранения, обозначенные пометкой «постоянно», подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются после практического использования.

Сроки хранения документов, определенные Перечнем, являются минимальными, их нельзя сокращать, однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации.

В зависимости от сроков хранения, выделяют следующие группы документов:
1. Документы постоянного срока хранения
2. Документы с установленным сроком хранения, после истечения, которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы в свою очередь делятся на:
2.1. документы длительного срока хранения (более 10 лет)
2.2. документы временного (до 10 лет) срока хранения

В отдельную группу выделяют документы по личному составу. Это связано с длительным сроком хранения (до 75 лет), а также особой важностью данных документов для работников предприятия при назначении пенсий и различных видов пособий.

Какие документы наз. Оправдательными (исполнительными)?

Документы оправдательные (исполнительные)

 Документы, которые содержат сведения о совершившихся хозяйственных операциях. Такими документами являются приходные и расходные накладные, различные акты, кассовые чеки и др.

Как происходит изъятие первичных документов?

Изымают оригиналы (копии) документов в присутствии представителя налогоплательщика. Рассматриваемая процедура (в отличие от выемки документов, проводимой согласно уголовно-процессуальному законодательству) не требует обязательного присутствия понятых.

Плательщик не обязан выдавать налоговикам копии изымаемых документов. И тем более самостоятельно делать копии.

При наличии копировальной техники налогоплательщик по доброй воле может предложить ее налоговикам. Если ее нет (или плательщик ее не предоставляет), копированием занимаются сами налоговики, используя копировальную технику налоговой службы. Причем этот процесс должен происходить на территории предприятия. Исключение существует для ситуации с изъятием оригиналов. Лишь тогда копии документов можно сделать в следующий рабочий день после изъятия (т. е. копирование может осуществляться в налоговой инспекции).

Изымаемые налоговиками копии документов должен заверить налогоплательщик. В свою очередь, на возвра­щаемых копиях (если изымают оригиналы) налоговики обязаны проставить отметки об основаниях, дате изъятия оригиналов, а также лице, которое его производило.

В любом случае у плательщика остается копия описи изъятых документов, составляемая по утвержденной форме. Если действия налоговиков по изъятию документов у плательщика вызывают несогласие, то соответствующие замечания тоже вносят в опись.