Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления документа	Регистрационный номер документа	Автор документа	Дата и номер документа	Краткое содержание документа	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
20.02.2008	01/05	ООО «Икс+»	14.02.2008 №15/08	Приглашение на участие в семинаре повышения квалификации	Принять участие	Гл. бухгалтер	22.02.2008

 

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

 

Дата документа	Регистрационный номер документа	Адресат	Краткое содержание документа	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6
04.12.2007	1589/06	ООО «Лира» Гая ул., д.56, Москва 117256	Договор поставки	Николаев О.Л. Юрисконсульт	Заказное письмо

 

Журнал регистрации приказов

 

Номер документа	Дата документа	Краткое содержание (заголовок к тексту)	Исполнитель приказа (фамилия, инициалы, структурное подразделение)	Рассылка приказа
1	2	3	4	5
01/01	09.01.2008	О назначении материально ответственных лиц	Попов И.И. Бухгалтерия	Бухгалтерия ОРП Материально ответственные лица
02/01	12.01.08	О нарушении правил транспортировки грузов	Тихонов К.А. Отдел транспортировки	ОТ Юрисконсульт Бухгалтерия
03/01	07.02.2008	О премировании сотрудников	Главный бухгалтер	Бухгалтерия

 

Порядок выполнения работы:

1. Откройте текстовый процессор MS Word.

2. Оформите регистрационные журналы. Сохраните файл под именем «Регистрация».

3. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 9

Задание: ОФОРМИТЬ НА ПК НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ОПИСИ И АКТА

 

Сведения из теории

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел.

Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

 

Задание

Составить и оформить номенклатуру дел любого предприятия.
Форма внутренней описи документов дела

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

Документов дела №__________

 

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера Листов дела	Примечание
1	3	3	4	5	6

 

 

Итого (цифрами и прописью)__________________________________________________________документов

 

 

Количество листов внутренне описи (цифрами и прописью) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Наименование должности лица                  Личная подпись                   И.О.Фамилия

 

Дата

 

Образец формы листа- заверителя

Лист – заверитель дела № __________________

 

                                                                               (цифрами и прописью)

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________________

 

_______________________________________________________________________лист (ов)

             

 + ______________________________________________________листов внутренней описи.

 

В том числе литерные листы № ___________________________________________________

 

 Пропущенные номера ___________________________________________________________

 

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

 

Наименование должности

работника                                                        Личная подпись                      И.О Фамилия

Дата

 

 

Примерная форма номенклатуры дел

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ                                    

                                                                                                                      УТВЕРЖДАЮ                                                                                                                                                                                     наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                             руководителя организации
__________№_____________                                                                 Подпись Расшифровка подписи

__________________________                                                              Дата

Место составления

на 200__год                                                                                                                       

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во единиц хранения	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела
03-01 03-02	… Годовые бухгалтерские отчеты организации Документы бухгалтерского учета организации …	1	постоянно не менее 5 лет

Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации                                                                                   (подпись)                        Расшифровка подписи

«__» __________200_г.

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии организации

от «__» __________200_г. № ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в 200__году на предприятии

 

По срокам хранения	Всего дел	В том числе дел
переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Руководитель канцелярии
организации                                                   (подпись)                                         Расшифровка подписи

«__» __________200_г.

Итоговые сведения переданы в архив организации

Должность лица,
передавшего сведения                (подпись)                                        Расшифровка подписи