Как оформить служебное письмо?

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая коррес­понденция) — общепринятое название большого чис­ла разновидностей информационно-справочных доку­ментов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу доку­ментов, является пересылка их по почте.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглаше­ния, коммерческие письма и ряд других. Дадим крат­кую характеристику некоторым.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоя­щая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью под­тверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправ­ке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополни­тельную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверж­дения получения документов или материальных цен­ностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Пись­мо-подтверждение может заканчиваться дополнитель­ной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма. Их можно считать разновидно­стью сопроводительных писем, так как они подтверж­дают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, пре­дельно кратко и уважительно подчеркивают заинтере­сованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее испол­нению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о воз­можных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма. Это разновидность, пись­ма-извещения, своевременно информирующего заин­тересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно исполь­зовать изготовленные типографским способом трафа­реты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на ко­торое приглашается адресат.

Коммерческие письмо составляются от имени юри­дического лица при заключении и выполнении ком­мерческой сделки. По своему назначению они подраз­деляются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

В запросе покупатель обращается к продавцу, им­портеру, эксперту с просьбой дать подробную инфор­мацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать ком­мерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет оп­ределенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъяв­ляются в отношении качества товара, объемов к сро­ков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, пользуясь которыми можно сформулировать свою мысль.

Если автор — лицо юридическое, то действия пере­даются от третьего лица единственного числа.

Если автор — лицо физическое, то действия переда­ются от первого лица единственного числа.

В составе реквизитов служебного письма, в сравне­нии с формуляром ОРД, имеются отдельные корректи­вы. Отсутствуют реквизиты 08 (наименование вида документа), 15 (гриф утверждения), 24 (печать), 25 (от­метка о заверении копии); реквизиты 22 (гриф согла­сования), 23 (визы) размещаются на последнем экзем­пляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит 26 (фамилия исполнителя и номер его теле­фона), если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на об­ратной стороне.

Ряд требований к оформлению писем в дополнениеко всему сказанному выше, в том числе об оформлении реквизита 19 (текст),