Использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте

Задание: изучите термины и их определения по теме занятия, ответьте на вопросы и выполните задания.

Вопросы и задания:

1. Прочитайте определения понятий «документооборот» и «электронный документооборот».

2. Как осуществляется электронный документооборот?

3. Перечислите основные преимущества электронного документооборота  перед  бумажным документооборотом.

Примечание: для выполнения задания используйте учебник

Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие / Басаков М.И. — Москва: КноРус, 2020. — 216 с. — (СПО). — ISBN 978-5-406-07305-6. — URL: https://book.ru/book/932044. — Текст: электронный, а также информацию в Приложении 1 и 2.

 Приложении 1

Термины и определения:

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Телекоммуникационные технологии - это совокупность алгоритмов, методов и средств передачи информации.  

Современные телекоммуникационные технологии основаны на использовании глобальных компьютерных сетей.

Приложении 2

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Электронный документооборот имеет свою специфику и организован с использованием автоматизированной многопользовательской системы, в которой документы организации обрабатываются централизовано в электронном виде.

Иными словами, электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий, при этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ.

В частности, в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти предложено следующее толкование этого термина: система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

В настоящее время большая часть управленческих документов в большинстве организаций создается с помощью компьютера, так как электронные документы легко создавать, редактировать, размножать и пересылать. Неоспоримым преимуществом применения информационных технологий в делопроизводстве является то, что они обеспечивают оперативный поиск необходимой информации, ее резервирование, создание страховых фондов и т.д.

Электронные документы при грамотном их использовании дают возможность ускорить процесс принятия решений и повысить их качество, осуществлять оперативный контроль исполнения.

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления документами постепенно должно привести к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами, формированию так называемого смешанного, а затем безбумажного документооборота.

Таким образом, вопросы управления в современном мире управления на предприятиях невозможны без организации электронного документооборота всех видов и форматов документов. Увеличение объема документов и увеличение спроса на информацию предъявляют требования к новым формам организации информационно-документационного обеспечения. Использование автоматизированных систем управления позволяет организовать более совершенные формы информационно-документационного обеспечения, что способствует повышению качества подготовки всех видов и форматов документов и своевременного проведения изменений по всем имеющимся документам. Основными направлениями совершенствования процессов в организации является использование систем электронного документооборота.