Или – задаются дополнительные критерии отбора.

Зададим условия отбора для поля «Специальность». В нашем случае поиск должен осуществляться только по тем студентам, где значение поля «специальность» будет «Маркетинг». Поэтому в строке «Условия отбора» укажите выражение =«Маркетинг», как на рис. 1.49.

Рис. 1.49

Сохраните запрос, закройте окно конструктора. Затем, двойным щелчком запустите запрос на выполнение. Вы увидите результаты поиска, где выбраны только студенты специальности «Маркетинг» (рис. 1.50).

Рис. 1.50

Теперь зададим условия отбора для поля «Оценка». Нам необходимо выбрать для отправки учебного материала только те дисциплины, по которым у студента нет оценок. Например, студент Николаев Антон Иванович. Ему нужно выслать учебные материалы только по предмету «Математика». «Маркетинг» и «Культурологию» он уже сдал, и оценка выставлена.

Откройте снова запрос в режиме конструктора. В строке «Условие отбора» впишите «Null», как указано на рис. 1.51.

Рис. 1.51

Внимание! NULL в системах управления базами данных – это специальное значение, которое может быть записано в поле таблицы базы данных. NULL соответствует понятию «пустое поле», то есть «поле, не содержащее никакого значения». Введено для того, чтобы различать в полях БД пустые, визуально не отображаемые, значения (например, строку нулевой длины) и отсутствующие значения, когда в поле не записано вообще никакого значения, даже пустого.

В нашем случае для поля «Успеваемость» тип данных - текстовый (так мы его определяли при создании таблицы). Т.е. по умолчанию, если у человека еще не стоит оценка по тому или иному предмету, значение этого поля будет NULL. Именно эти поля нам и нужно выбрать.

Сохраните запрос, закройте окно конструктора и посмотрите результаты работы данного запроса. У вас получится результат, изображенный на рис. 1.52.

Рис. 1.52

Но результат выглядит не очень удобным для просмотра. Откройте запрос в режиме конструктора. Упорядочим строки по алфавиту, сортировку будем проводить по полю «Фамилия». В строке «Сортировка» выберите из выпадающего списка значение «по возрастанию», как указано на рис. 1.53.

Рис. 1.53

Также можно не показывать на экране поля, по которым ведется поиск, т. е. «Специальность» и «Оценка». У нас все выбранные студенты будут со специальности «Маркетинг» с отсутствующими оценками. Поэтому снимите галочку «Вывод на экран» для этих полей (рис. 1.54).

Рис. 1.54

Сохраните изменения. И переименуйте запрос. Для этого выделите запрос в окне БД и нажмите кнопку F2 на клавиатуре. Далее введите в появившемся поле имя «Рассылки» и нажмите «Enter» (рис. 1.55).

Рис. 1.55

Теперь посмотрим результат. Выполните запрос (рис. 1.56).

Рис. 1.56

Таким образом, мы видим, что нам нужно сформировать почтовые наклейки для нескольких адресатов. К примеру, Иванов И.А. получит в пакете материал по 2 предметам (Аудит, Культурология), Савин М.Б. по трем предметам и т. д. Перейдем к формированию и печати почтовых наклеек.