К письму Н-ского регионального отделения

МООНП «НЕФРО-ЛИГА»

От 3.02.2012 № 27-Нск

1.4 Реквизиты оформляющей части документа

 

Реквизит «Подпись». В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка, например:

 

Директор

ООО «Агат»                               Потапов                                                 Н. И. Потапов

или

Директор                                    Потапов                                                 Н. И. Потапов

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения ответных действий и т.п.

Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:

Иванов 123-78-89

или

Емельянов Пётр Васильевич

145-22-34

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. При отсутствии такого штампа от руки пишется регистрационный номер и дата поступления документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

 

1.5 Правила оформления документа

 

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать с «красной сттроки». Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

 

2. Составление и оформление основных видов документов

 

Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма, как правило. Состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

• от первого лица единственного числа (прошу);
• от первого лица множественного числа (просим);
• от третьего лица единственного числа (организация просит);
• от третьего лица множественного числа (Совет и члены организации просят).

 

В современной переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:

 

а) вежливое обращение:

       Уважаемый господин министр

       Уважаемый господин Иванов И.И.

       Уважаемый Борис Петрович

       Уважаемые господа

       Уважаемые коллеги

б) вежливое заключение:

       С уважением

С благодарностью

С надеждой на сотрудничество

С пожеланием успехов

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, сопроводительные письма, приглашения, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов.

 

В Межрегиональной общественной организации нефрологических пациентов «НЕФРО-ЛИГА» используются единообразные бланки, которые содержат общую часть:

 

Полное наименование организации      В правом верхнем углу логотип и название

Её юридический адрес                                                 НЕФРО-ЛИГА

ОКПО       ОГРН

ИНН/КПП

 

и часть, которая меняется в зависимости от региона, она состоит из:

 

Полного названия регионального отделения