Приказы по основной деятельности.

Регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-техническое обеспечение, научно-техническую работу, информационное и документальное обеспечение и другие виды работы.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: «О чем?». Например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты за выполненные работы».

Текст приказа состоит из двух частей:

Констатирующая – в ней указывается основание для издания приказа.

Основанием издания приказа является:

Нормативы государственных органов.

Решение Совета директоров в общих собраниях акционеров, трудовых коллективов.

Производственная необходимость.

Распорядительная – начинается со слов: «ПРИКАЗЫВАЮ» кому, что сделать и до какого числа.

После составления текста приказа, необходимо провести его согласование и подписание.

3.                Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов основной деятельности.

Тексты большинства не имеют констатирующей части и глагола: Приказываю, а сразу начинаются с распорядительного действия:

ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают: простые (индивидуальные) и сводные приказы по личному составу.

В индивидуальных (простых) содержится информация об одном сотруднике, в сводных о нескольких сотрудниках, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают.

 

13. Работа с входящими документами Поступившие в организацию документы проходят этапы обработки: первичная обработка документов. Заключается в проверке правильности доставки писем, при этом фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложений, правильность адресования. Предварительное рассмотрение. Проводится секретарём, с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации это фиксация фактов поступления или создания в организации документа, путем проставления на нем регистрационного индекса, с последующей записью о документе в регистрационных формах. Индексация документов это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения или составления и хранения документов. Журнал регистрации входящих документов № пп, дата поступления и индекс, корреспондент, краткое сод-ние, кому направлен документ, отметка об исполнении. Рассмотрение документов руководством. Руководитель должен определить руководителя, дать указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Направление документа на исправление. Контроль исполнения. Подшивка документов в дело (реквизит №30 в левом нижнем углу).    

15. Правила набора текстового материала:

Размер шрифта – 14, а шрифт - Times New Roman.

Для различных текстовых работ употребляют форматы бумаги:

А4 (210*297мм)А5 (148*210мм)А3 (297*420мм)

Левое поле – 35мм. Правое поле – 8мм.Верхнее поле – 20мм.Нижнее поле – 18мм При печатании текста на обратной стороне листа меняются: левое – 8мм, правое – 35мм. Компьютер позволяет устанавливать зеркальные поля.

 Для установки размера полей в текстовом редакторе Microsoft Word пользуются командой: Файл – Параметры страницы. В появившемся окне закладка Поля.

 В этом же диалоговом окне можно установить размер страницы, на которой будет печататься текст.

 Размер бумаги: как выбрать другой размер.

1) размер бумаги q;

2) задавая ширину и высоту листа можно изменить ориентацию:

а) книжная;

б) альбомная;

Изменять поля можно также с помощью линейки.

3. Первую строку каждого абзаца печатают, отступая на 13мм (на печатающей машинке 5 ударами, на компьютере тоже можно 5 пробелами). Установить красную строку можно командой Формат – Абзац. В окошке первая строка выбрать отступ и он автоматически установится на 1,27см (можно не изменять). Щелкнуть ОК.

4. Тут же можно устанавливать межстрочный интервал. Его можно устанавливать – одинарный, полуторный, двойной, точно заданный.

5. Нумерация страниц начинается со второй. Обычно номер страницы проставляется посередине верхнего листа. Но можно выбрать любой вид проставления номеров. Номера страниц не печатаются, а проставляются с помощью команды Вставка – Номера страниц.

 Выбирается положение номера:

 вверху страницы,

 внизу страницы

и выравнивание его по странице:

слева, от центра, справа, внутри, снаружи.

Также указываем, ставить ли номер на первой странице. Для нумераций страниц моно использовать колонтитулы (Вид – Колонтитулы). Они обычно содержат номера страниц, названия глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п.

6. Не рекомендуется начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице.

7. Не рекомендуется, чтобы заголовок оставался на предыдущем листе.

8. Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты.

9. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

9.1. Номер главы должен состоять из одного числа: 1, 5, 7 и т.д.

9.2. Номер пункта составляется из номера главы и номера пункта, разделенных точкой: 1.1., 1.2., …

9.3. Номер подпункта - из номера главы, номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой: 1.1.1., 1.1.2., …

9.4. При более мелком делении сохраняется тот же принцип.

 

16.Нумерованный и маркированный список можно включить на панели инструментов Форматирования или выбрать виды списков командой Формат – Список (маркированный, нумерованный, многоуровневый). Списки можно создавать сразу автоматически: нумерованный – набрав «1. пробел», для маркированного – «тире, пробел» - дальше текст. После нажатия клавиши Enter создается следующая позиция списка. Для того, чтобы вставить строку в список, надо установить курсор на конец строки, после которой вставляем строку, или на начало той, перед которой вставляем, и нажать Enter. Если набрать 1.1. (например), то после этого будет формироваться список 1.1., 1.2., 1.3. и т.д. Если предварительно выбран многоуровневый список, то набор будет производиться «лесенкой»: для перехода на нижний уровень (например, с уровня 2 на 2.1 или с уровня 2.1 на уровень 2.1.1) используется клавиша <Tab>; для возврата (например, с уровня 2.1 на 2 или с уровня 2.1.1 на уровень 2.1) используется сочетание клавиш <Shift>+<Tab>.