Тема 1. Документ и система документации. Понятие документационного обеспечения управления.

Слово «документ» в переводе с латинского означает свидетельство или способ доказательства. Документационное обеспечение управления является синонимом термина делопроизводства и применяется для обозначения одной и той же деятельности. Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Оно включает в себя следующие направления: 1 обеспечение своевременного и правильного создания документов 2 организацию работы с документами, то есть получение, передача, учет, контроль, хранение, уничтожение и т.д.

Виды документов: 1 по степени подлинности: а) черновые - изготовленные рукописным, машинописным способом или распечатанные с компьютера, отражают работу автора над его содержанием, содержат только текст и не обладают юридической силой б) беловой - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений в) подлинники - это первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой г) копии - это документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, все его внешние признаки или их часть. 2 по видам деятельности: научно-технические, нормативные, плановые, финансово-расчетные, технологические и т.д. 3 понаименованию: отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, письма, анкеты и т.д. 4 по способу фиксации информации: письменные, графические, фото и кинодокументы 5 по месту составления: внешние и внутренние 6 по степени сложности: а) простые - рассматривается один вопрос б) сложные - рассматриваются несколько вопросов 7 по степени гласности: открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом 8 по юридической силе: 1 подлинные: а) действительные б) недействительные- это документы, которые становятся недействительными в результате истечения срока действия или отмены его другими документами.2 подложные. 9 по срокам исполнения: а)срочные - документы, со сроком исполнения установленным законом или документы с грифом «Срочно» б) несрочные. 10 по стадиям подготовки: черновики, подлинники, копии. 11 по происхождению: служебные, личные 12 по срокам хранения: постоянного и временного хранения (до 10 лет и выше 10 лет). 13 по степени обязательности: а) информационные- содержат сведения и факты о производственной деятельности б) директивные- обязательные для исполнения, носят характер юридической или технической нормы. 14 по степени унификации: а) индивидуальные - носят характер разового документа б) типовые - рассчитаны на изложение однородных процессов и явлений (технологический процесс) в) трафаретные - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении г) примерные- носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. 15 по характеру содержания: первичные и вторичные.

Государственный стандарт. Унифицированные системы документации (УСД).

УСД- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработками конкретных форм документов и систем документации являются министерства ведомств, осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Обязательным условием организации управленческой деятельности на предприятиях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разделению Для этого необходимо использовать унификацию и стандартизацию документов.

Стандартизация- это процесс установления и применение стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, они принимаются за исходные для сопоставления с ними подобных объектов. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Унификация - это приведение чего-либо к единой системе, форме и единообразию. Унификация и стандартизация в документоведении рассматривается как единый подход при создании и оформлении документов. Отличие состоит в том, что стандартизация является высшей степенью унификации. Требования стандартизации имеют обязательный характер, поэтому унификация проводится как предварительный этап стандартизации.