Как организовать обработку персональных данных сотрудников

Н.З. Ковязина

Из рекомендации вы узнаете, когда обязательно получать согласие сотрудников на обработку персональных данных. Разберемся, какие документы оформить и что грозит за нарушения при работе с персональными данными.

Понятие персданныхВ бухгалтерии и кадровой службе хранятся документы, в которых персональные данные сотрудников, – ведомости по зарплате, личные карточки, личные дела и другие. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 ТК.Будьте внимательны: сведения о зарплате – также персональные данные. Об этом сказано в письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681. За то, что бухгалтер неправильно хранит или защищает данные о начислениях и выплатах сотрудникам, предусмотрена ответственность. Например, без согласия сотрудника нельзя сообщать его бывшей жене информацию о зарплате.Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника, например, сведения о вероисповедании, политических пристрастиях, жилищных условиях и т. п. Эти сведения составляют личную или семейную тайну гражданина, которую он вправе никому не разглашать. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 86 ТК и статье 10 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).Внимание: то, что работодатель хранит копии паспорта, военного билета, свидетельства о заключении брака, рождении ребенка, проверяющие из Роскомнадзора могут квалифицировать как обработку персональных данных, которые избыточны по отношению к заявленным целям их обработки. Есть суды, которые поддерживают такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 № А53-13327/2013, от 11.03.2014 № А53-10287/2013). В этом случае организации и ее должностным лицам грозит ответственность.

Общедоступные персданные

Общедоступная информация – это общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен. Такая информация может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении законно установленных ограничений на ее распространение. Об этом говорится в пунктах 1, 2 статьи 7 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

Общедоступные персональные данные – данные, которые субъект персональных данных сделал таковыми. К общедоступным персональным данным могут относиться сведения, доступные неограниченному кругу лиц (например, данные из открытых справочников, адресных книг и др.).

Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют.

При обработке таких данных оператору не нужно уведомлять об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Ситуация: относится ли фотография к персональным данным

Под персональными данными понимается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Фотография представляет собой визуализированный способ подачи информации, именно по ней можно идентифицировать человека. Таким образом, фотографию можно отнести к персональным данным сотрудникам, а следовательно, на нее будут распространяться все общие правила работы с таким видом данных, в том числе необходимость получения согласия сотрудника на передачу, размещение и обработку его фотографии.

Более того, запрет обнародовать и в дальнейшем использовать изображения гражданина без его согласия прямо установлен в статье 152.1 ГК. Исключение составляют случаи использования:

· фотографий в государственных, общественных или иных публичных интересах;

· оплаченных фотографий;

· фотографий, которые сделаны в рамках публичных и массовых мероприятий.