Компенсируйте при увольнении все долги по отпускам

Когда сотрудник увольняется, бухгалтерия должна заплатить компенсацию за все дни отпуска, которые не использовал сотрудник во время работы в компании, даже если долги копились много лет, постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П. Для этого вы обязаны в срок оформить приказ об увольнении и записку-расчет, передать их на оплату. Договоритесь с бухгалтерией, как будете дальше работать. Сотрудник должен получить полный расчет в последний день работы, ч. 1 ст. 127 ТК.

Если опоздаете с расчетом, заплатите компенсацию за задержку выплат, ст. 236ТК, а ГИТ сможет оштрафовать компанию на 50 тыс. руб. ч.6 ст. 27 КоАП.

 

 

Добавьте процедуру компенсации отпуска при увольнении в локальные акты или скорректируйте ее, если до этого прописали по-другому.

Долги по отпускам отслеживайте, обязательно фиксируйте в графике и предоставляйте не позднее следующего рабочего года. Проведите беседу с руководителями подразделений, объясните, какие штрафы возможны за непредоставление отпуска. Сотрудников, которые не хотят идти в отпуск, отправляйте в отпуск принудительно. Знакомьте их под подпись с графиком отпусков. Когда будет приближаться дата их отпуска, вручите уведомления. Зафиксируйте право сотрудника на отпуск в ПВТР.

Рисунок 1. Пример уведомления об уходе в отпуск

Компенсацию за неиспользованный отпуск округляйте в пользу работника

Бухгалтерия может при расчете компенсации за неиспользованный отпуск округлять дробное количество дней, но только в пользу работника. Для этого вы обязаны в срок оформить приказ об увольнении, записку-расчет и передать их на оплату. Договоритесь с бухгалтерией, как будете дальше работать.

Округлять количество дней для компенсации неиспользованных дней отпуска разрешил Минтруд, письмо от 02.11.2018 № 14–2/ООГ-8717.

Пример Сотрудница пришла на работу 1 мая 2019 года, но решила уволиться с 31 августа. Отпуск за это время она не брала. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, определили: она проработала четыре полных месяца. Значит, компенсацию нужно выплатить за 9,33 дня. 28 календ. дн.: 12 мес. x 4 мес. Этот показатель можете округлить до 10 дней, округлять до девяти нельзя.

Закон не предусматривает округлений при подсчете дней неиспользованного отпуска. Большинство сотрудников используют ежегодный отпуск 28 календарных дней. Значит, за каждый отработанный месяц сотрудник имеет право на 2,33 дня отпуска. Раньше бухгалтеры округляли количество дней по правилам арифметики, то есть излишек менее половины просто отбрасывали, а более половины округляли до полного дня. Минтруд считает: если отбросить дробную часть, компания нарушит права работника.

 

Лучше не округляйте остаток дней неиспользованного отпуска. Когда работнику положена компенсация за 9,33 дня, только за этот дробный срок ее выплачивайте. Так не получите претензий ни от сотрудников, ни от проверяющих.

Если готовы поощрить работников, правила округления в большую сторону добавьте в локальные акты или скорректируйте, если до этого прописали по-другому. Так сможете защитить расходы на выплату повышенных компенсаций. Иначе налоговая инспекция может счесть эти расходы экономически неоправданными.

 

Не удерживайте лишнего за использованный авансом отпуск

Удерживайте суммы отпускных за те дни отпуска, которые сотрудник использовал авансом, но не больше 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты, письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14–1/ООГ-8742.

Когда лишние отпускные удержать не из чего, суды отказывают компаниям в исках и не взыскивают долги с бывших сотрудников, определение Верховного суда от 05.02.2018 № 59-КГ17-19.

Чтобы не переплачивать, лучше не предоставляйте отпуска авансом. Если руководство пошло навстречу работнику, возьмите с него письменное согласие на возврат лишних отпускных (см. рисунок) в случае досрочного увольнения. Тогда вы вправе удержать всю сумму переплаты из последней зарплаты. Но если сотрудник уволится в начале месяца, ничего сделать не сможете.

 

Рисунок 2. Заявление об удержании отпускных