Вопрос: Общие и частные функции документа.

Ответ: Понятие документ имеет несколько значений и это определяет его многофункциональность. Функции документа делятся на общие и частные.

К общим функциям документа относятся:

1) информационная (фиксация, хранение и передача инф-ции). Документы, выполняющие информационную функцию обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации;

2) коммуникативная – состоит в передаче, обмене информации во времени и пространстве. Этот обмен может быть односторонним (сверху вниз); двусторонним (договорные документа, служебная переписка); многосторонним (документы, рассчитанные на информирование всего общества – законы, кодексы);

3) культурная – в документе отражается информация о культурных традициях, знаниях, традициях, ритуалах, моральных нормах;

4) социальная – заключается в том, что документы могут влиять на общественное развитие (такую функцию выполняют ГОСТы на документы, т.к. они связаны со средствами обработки документов, указывающих на ступени технического развития.

К частным функциям документа относятся:

- правовая (один документ является источником права, например Закон; другой может быть доказательством в юридической сфере, например в суде);

- организационная (заключается в том, что документы устанавливают действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

- управленческая (способствует решению управленческих вопросов и принятия решений на основе документированной информации);

- обучающая функция (предполагает передачу знаний между людьми и поколениями людей);

- познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения общественных процессов и явлений);

- мемориальная или научно-историческая (означает передачу исторических сведений об отдельных людях или общественных событиях);

- функция учета – с ее помощью систематизируются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти. Основные виды учета: статистический, бухгалтерский, оперативный – выражаются в составлении отчетности и информационно-справочных документов, которые используются для анализа, контроля, доказательства истинного положения дел в учреждениях и организациях.

Вопрос: Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок: справки внешние и внутренние.

Ответ: Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4. Справка должна иметь реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, адресат, регистрационный номер, дату, заголовок к тексту, текст, подпись, печать.

Текст справки, как правило состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разделена на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в табличной форме. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписывается руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем.

Справки, составляемые для подтверждения биографического или служебного характера, составляются на формате А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отдела кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.Текст такой справки следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). В тексте обязательно указывается организация, в которую она предоставляется.