Работа персонала туристической фирмы во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам фирмы. При отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить внимание их профессиональной компетенции, психологическим навыкам, знанию одного или двух иностранных языков. Для стендистов важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая повторять по 500 раз одно и то же, умение видеть и понимать собеседника.

До начала выставки проводят инструктаж будущих стендистов, при этом рассматривают следующие вопросы:

• Тема выставки.

• Цели участия в выставке.

• Перечень услуг, представляемых на выставке.

• Новинки.

• Задачи стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров).

• План стенда.

• Закрепление мест на стенде за каждым стендистом.

• Распорядок работы.

• В какие дни и часы, кто из руководителей фирмы будет находиться на стенде.

• Основные категории посетителей.

• Формы регистрационных изменений, замечания, недостатки на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовали специалисты, ответственные за проведение выставки. Тогда все замечания и пожелания можно будет учесть в будущем. Обычно за этим специалистом закрепляется и связь с представителями прессы. До начала выставки каждый стендист получает необходимые для его работы документ» и информацию. Это размещается в одной или двух папках. В первой содержатся сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, р/с фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс -листы).

Во второй папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или те в которых он разбирается меньше. Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведённом ему по расписанию месте.

Основные функции стендиста сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнёров, и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров. Успех работы стендистов во многом зависит их поведения и внешнего вида.

Роль персонала

К подбору персонала следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции.

Технические работники раздают рекламный материал у входа, разнося! их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по “public relation”, которые должны легко входить в контакт, останавливать, "завлекать" посетителей на стенд.

Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

На стенде нельзя работать в одиночку. Необходимо два стендиста на два метра, ещё один на каждые последующие три метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги

Не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета "заявка на участие в выставке". В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счёта).

Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо - заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами её проведения.

Это в свою очередь договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

После ярмарочная стадия

На этой стадии выполняется следующая работа.

1. Анализ кот актов, осуществляемых за период работы стенда.

2. Проверка результатов участия.

3. Составление отчёта об участии.

Участие в выставке является для предприятия своего рода инвестицией. поэтому возникает необходимость сравнения её стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия, это сравнение между целями и полученными результатами. Проверки того, что сделано, что необходимо было сделать, что нужно ещё сделать. Основными элементами, на сравнение которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия является:

1. Сметные и реальные расходы.

2. Расходы на рекламу.

3. Впечатление, произведённое стендом, отклик па равноценные стенды участвовавшие в выставке.

4. Эффективная работа персонала и соответствующие результаты по другим стендам.

5. Оценка состава посетителей.

6. Заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.