Отдел обслуживания массовых мероприятий

 

В наши дни массовые мероприятия с едой и напитками могут организовываться по разным поводам и проводиться на разных уровнях:

официальные банкеты, которые лидеры страны дают в честь высоких гостей;

посольские приёмы и банкеты по случаю национальных праздников;

банкеты, организуемые общественными, партийными, научными и деловыми кругами по случаю окончания различных конференций и совещаний;

благотворительные гала - представления с танцами и угощением;

праздничные обеды с танцами, организуемые руководством фирмы для своих сотрудников;

свадьбы.

Чаще всего такие мероприятия называются банкетами. Более широкий термин - массовое мероприятие.

Массовые мероприятия могут организовываться как в помещении гостиницы, так и с выездом на чужую территорию. Пища может быть приготовлена как на кухне гостиницы, так и там, где организуется мероприятие.

Заказ на проведение мероприятия или просто заказ на банкет оформляется на каждое мероприятие отдельно и содержит большое количество информации.

Чтобы гарантировать успех, необходимо обсудить с заказчиком следующие важные детали:

место проведения мероприятия;

дату мероприятия;

число участников мероприятия;

время прибытия участников мероприятия;

ориентировочное время окончания мероприятия;

вид мероприятия (официальный приём, банкет за столом, коктейль, банкет-фуршет, ланч, ужин, комбинированный банкет и т.д.);

тип расстановки столов и стульев;

вид сервировки стола по каталогу;

расписание мероприятия и план рассадки гостей;

будет ли присутствовать кто-нибудь из важных персон и какого типа внимание следует ему оказывать;

необходимое гостям техническое оборудование;

меню;

время работы бара, тип напитков, когда и как они должны подаваться;

время подачи закусок и горячих блюд;

другие детали обслуживания за столом;

художественное оформление, цветы и свечи;

гардероб;

карточки меню, визитные карточки, номера для столов;

музыкальное сопровождение;

полный адрес и реквизиты плательщика.

Заведующий секцией массовых мероприятий должен хорошо разбираться в винах, блюдах и сервисе, знать о предпочтениях различных этнических общин и уметь организовывать мероприятия в соответствии с национальными и религиозными канонами.

Банкетный менеджер обязан вызывать к себе уважение гостей и быть в то же самое время прекрасным организатором и руководителем для своих подчинённых. В широкий круг обязанностей банкетного менеджера входит:

руководить обслуживанием всех массовых мероприятий;

следить за работой уборщиков по оформлению комнаты, в которой будет проходить мероприятие;

составлять график работы официантов и утверждать бригады, ответственные за каждое конкретное мероприятие;

согласовывать с шеф-поваром меню и сервисные процедуры;

проверять список уточнений, сделанных непосредственно перед мероприятием;

подавать клиенту счёт сразу же по окончании мероприятия;

строго следовать процедурам, принятым в данной гостинице для отдела обслуживания массовых мероприятий, включая меры по противопожарной безопасности;

подсчитывать наценку за обслуживание и чаевые с последующим распределением этих денег между обслуживающим персоналом;

согласовывать все особые требования с заместителем заведующего по обслуживанию и координатором мероприятия.

Таким образом, банкетный менеджер является самым крупным специалистом по ресторанному обслуживанию. Он должен разбираться во всех типах банкетов и способах подачи закусок, блюд и напитков.

Банкеты-приёмы в зависимости от формы обслуживания можно разделить на несколько видов: банкет за столом с полным обслуживанием официантами; фуршет; коктейль, банкет-приём со смешанным обслуживанием; банкет-чай.

Организация любого банкета включает приём заказа, подготовку к проведению банкета и обслуживание.

Таким образом, работа современного гостиничного предприятия не возможна без налаженной работы в его структуре предприятия общественного питания. Предприятие общественного питания может управляться как директором гостиницы, так и профессиональным ресторатором. При правильной отлаженной работе внутри гостиничного ресторана, эта структурное подразделение способно приносить доход сопоставимый с доходом от номерного фонда. Работа современного предприятия общественного питания, как в гостинице, так и стационарно, не возможна без четкого маркетингового плана. Благодаря маркетинговому плану, можно избежать ошибок в определении контингента потенциальных потребителей, выявить основных конкурентов, проанализировать будущее месторасположение предприятия питания. Маркетинговый план предполагает проведение исследования рынка индустрии питания и разработку политики ресторана.