Документация по операциям в банках

Ведение бухгалтерского учета и отчетности в банке осуществляется с применением программно-технических средств, которые должны обеспечить хронологическое и полное отражение всех операций в регистрах аналитического и синтетического учета в соответствии с требованиями законодательства.

При организации бухгалтерского учета и формировании отчетности банк использует первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, книги (книгу) регистрации открытых и закрытых лицевых счетов, формы отчетности, составленные на бумажном носителе информации или в электронном виде. При составлении их в электронном виде банку необходимо обеспечить:

защиту информации;

сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством для ее хранения;

возможность получения надлежащим образом заверенных копий;

подтверждение их подлинности путем использования электронной цифровой подписи или других средств, подтверждающих достоверность и целостность содержащейся в них информации [13].

Все операции отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, в которых содержится необходимая информация о характере совершаемых операций.

Первичные учетные документы, утвержденные Национальным банком, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:

) расчетные документы;

) кассовые документы;

) мемориальные ордера;

) внебалансовые ордера [13].

Расчетные документы используются при оформлении безналичных операций банка и клиентов в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка. К расчетным документам отностятся платежные поручения, платежные требования, платежные требования - поручения, заявления на аккредитив и т.п.

Кассовые документы используются при оформлении приходных и расходных кассовых операций. К ним относятся: по приходным операциям - объявления на взнос наличными, квитанции, приходные ордера, извещения; по расходным операциям - денежные чеки, расходные ордера по выдаче вкладов физическим лицам, расходные кассовые ордера.

Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций и операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка.Мемориальные ордера, - это документы, составляемые банком.

Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам.

Оформление первичных учетных документов требует соблюдения определенных условий:

для составления документов используются стандартные бланки установленной формы, изготовленные типографским способом. Документы могут быть составлены с применением технических средств, но с соблюдением установленной формы и реквизитов.

первичные учетные документы оформляются в соответствии с требованиями нормативных актов Национального банка.

денежные чеки и первые экземпляры расчетных документов оформляются подписями уполномоченных лиц и оттиском печати, согласно представленной в банк карточке с образцами подписей и оттиска печати;

не разрешается вносить исправления в первичные учетные документы

количество экземпляров документов должно быть достаточным для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым этой операцией счетам.

Первичные учетные документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь:

контировку, т.е. указание номеров счетов по дебету и кредиту

сумму операции

назначение платежа

дату проводки

подпись ответственного исполнителя, оформившего документ и совершившего операцию, а, в необходимых случаях - подпись контролирующего работника.

Перечнями лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, а также образцами их подписей с указанием характера подписи (единоличной, контрольной), оформленными в соответствии с локальными нормативными правовыми актами банка, и образцами подписей и оттиска печати, предоставляемых клиентами, обеспечиваются ответственные исполнители, проверяющие документы по операциям банка и клиентов, а также осуществляющие их бухгалтерский учет [13].

Полномочия на подписание документов и ответственность, лиц, подписавших документ, определяется банком самостоятельно.. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем банка.

Должностное лицо банка несет ответственность за правильность совершения бухгалтерской операции по документу, который он подписал.

Работники банка, которые подписали расчетно-кассовый документ не имея на то прав или с превышением своих полномочий, несут ответственность за это в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности.