Эффективные приемы начала беседы

Существует множество способов начать деловую беседу, но, как и в шахматах, практика выработала ряд "правильных дебютов". К наиболее перспективным можно отнести следующие приемы:

Метод снятия напряженности. Несколько теплых слов позво­ляют создать в самом начале беседы доброжелательную атмосферу. Комплименты, шутка, вызвавшая смех, также способствуют созда­нию дружественной обстановки.

Метод "зацепки". Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для реализации планируемых наме­рений. В этих целях можно с успехом использовать какое-то не­большое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или нестандартный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Предполагает по­становку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, ко­торые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие ре­зультаты, когда деловой партнер обладает чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод прямого подхода. Когда деловые партнеры ограничены временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можно использовать метод прямого подхода, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, бы­стро переходим от общих вопросов к частным и приступаем непо­средственно к теме беседы.

Если предварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части деловой беседы ее инициатор будет чувствовать себя уверенно.

РЕКОМЕНДАЦИИ К ОСНОВНОЙ ЧАСТИ БЕСЕДЫ

1. Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, ин­тересным, но не дискуссионным.

2. Обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству или "Уважаемый коллега", там где это допустимо.

3. Тщательно обосновывайте свои суждения.

4. Не употребляйте многозначных слов или объясняйте, в каком смысле вы их используете.

5. Проявляйте уважение к самому собеседнику, его мнению и интересам.

6. Следите, чтобы ваши вопросы содержали слова "почему", "когда", "как" - это исключает односложные ответы партнера типа "да", "нет".

7. Добивайтесь предельной краткости в изложении своих позиций.

8. Если это не первая встреча с собеседником, то помните об из­менениях, которые произошли с тех пор.

9. Обращайтесь к партнеру за советом независимо от его статуса (подчиненный, коллега, клиент...).

Большей эффективности при проведении деловой беседы способст­вует так называемый "Выподход", который предполагает умение ста­вить себя на место партнера, что позволяет лучше понять его намерения и действия. Полезно задавать самому себе вопрос: что бы нас интересо­вало, будь мы на его месте? Или: как бы мы реагировали на его месте? "Вы-подход" предполагает постановку вопросов типа: "Ваша пробле­ма заключается в том...", "Вам будет интересно узнать...", "Как Вы знаете", "Если Вы используете эти возможности, то..." Такой подход дает собеседнику почувствовать, что его уважают и ценят как спе­циалиста. Подобными приемами в деловом общении часто пользу­ются зарубежные специалисты и, как правило, добиваются успеха.

§ 7. ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ СОБЕСЕДНИКУ

Фаза передачи информации логически продолжает начало бесе­ды и одновременно является "трамплином" для перехода к фазе ар­гументации. Цель этой части беседы заключается в решении сле­дующих задач:

1. Сбор специальной информации по проблемам, запросам и по­ желаниям собеседника и его фирмы.

2. Выявление мотивов и целей собеседника.

3. Передача запланированной информации.

4. Формирование основ для аргументации или предварительная проверка правильности отдельных узловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых "точек опоры" в сознании собеседника.

5. Анализ и проверка позиции собеседника.

6. По возможности предварительное определение конечных результатов беседы.

Основная часть беседы начинается после того, как, определив все предпосылки к данному разговору, инициатор беседы приступает к изложению своей позиции. Партнер становится его оппонентом или слушателем. Здесь необходима взаимная доброжелательность, а при определенной тематике беседы, например при поиске новых на­правлений, разработке и обсуждении новых идей, инициатив целе­сообразна критика, что позволит принять более конструктивное ре­шение по итогам беседы.

Собеседникам очень важно предусмотреть ситуации, когда на доводы одного из них следуют возражения другого. В таком случае необходимо придерживаться рекомендаций, изложенных в § 8.

§ 8. ЕСЛИ СОБЕСЕДНИК ВОЗРАЖАЕТ...

- выслушайте сразу несколько возражений;

- не спешите с ответом, пока не поймете их суть;

- уточните, не говорите ли вы с собеседником о разных вещах;

- выясните, действительно ли возражения вызваны различными точками зрения или, может быть, была разной постановка вопроса;

- не отвечайте на возражения в категорическом тоне, это поможет
вашему собеседнику и вам найти ответ на собственные возражения;

- вопросы задавайте так, чтобы собеседник оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.

Фаза передачи информации создает предпосылки для аргумента­ции и состоит из четырех этапов: обсуждение проблемы - передача информации - закрепление информации - обозначение нового на­правления информирования.

Основными элементами фазы передачи информации в деловой беседе являются: постановка разнообразных вопросов, выслушива­ние (концентрация на теме беседы и на собеседнике), изучение ре­акций собеседника (наблюдение, поддержание визуального контак­та), передача информации собеседнику (применение искусства ди­пломатии, создание предпосылок для аргументации).

Эти элементы деловой беседы базируются на следующих поло­жениях социальной психологии:

-    любая личностная позиция имеет свои мотивы; при принятии любого решения нельзя недооценивать роль подсознания (интуиции);

-    человек как существо общественное хочет реализовать свои мотивы; -предубеждения распространены широко и с ними всегда нужно

считаться;

-    в человеке всегда присутствует рациональное начало, поэтому ир­рациональные мотивы следует заменить сознательно выработан­ными мотивами поведения.

Использование этих психологических правил поможет проводить деловые беседы более успешно.

АРГУМЕНТИРОВАНИЕ

Следующая фаза деловой беседы - аргументирование. В этой фа­зе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника. В этой фазе можно устранить или смяг­чить противоречия, наметившиеся до беседы или возникшие в ходе ее проведения, критически проверить положения и факты, изложен­ные вами и собеседником.

Фаза аргументации при необходимости плавно переходит в фазу опровержения доводов собеседника. Наиболее важные задачи на этом этапе:

-разграничение отдельных возражений по субъектам, объектам, месту, времени и последствиям;

-приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возра­жений, замечаний, сомнений;

-нейтрализация замечаний собеседника или, если для этого есть возможности, опровержение возражений собеседника. И, наконец, заключительная фаза деловой беседы.