Характеристика комплекса кадровой документации

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей - Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках").

Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

1. По степени обязательности:

- обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;

- рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер;

- специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения.

2. По целевой принадлежности:

- документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

- документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

3. По функциональному назначению:

- внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

- информационно-расчетные документы - в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);

- документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству, эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;

- распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);

- журналы контроля и учета - журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

• - штатное расписание;
• - трудовой договор (контракт);
• - приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
• - личную карточку (форма N Т-2);
• - приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
• - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
• - график отпусков (форма N Т-7);
• - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
• - табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
• - табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - положение по защите персональных данных работника;
• - трудовую книжку;
• - локальные акты по охране труда.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям - не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функций ведения кадровой работы. Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчётной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учётная и отчётная бухгалтерская документация по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда.