Проверка наличия конфиденциальных документов

6.1. Для своевременного вскрытия нарушений в порядке учета, движения, обращения и хранения конфиденциальных документов в фирме проводятся квартальные и годовые проверки их наличия. Проверка наличия всегда проводится комиссией, сформированной приказом первого руководителя фирмы. В комиссию обязательно включается секретарь-референт.

6.2. В ходе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных документов проверяется не только их фактическое наличие, но и правильность выполнения учетных операций в процессе обработки, движения и хранения.

6.3. Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца следующего квартала. К квартальной проверке привлекаются все поступившие и изданные фирмой неисполненные конфиденциальные, не подшитые в дела документы, носители конфиденциальной информации и учетные формы: описи, карточки и журналы.

6.4. Зафиксированные в учетных карточках или описи конфиденциальных документов фирмы сведения сверяются с фактическими учетно-поисковыми данными конкретных документов, т.е. проверка всегда ведется от учетных данных к документам.

6.5. В основе проверки наличия поступивших и изданных документов, носителей конфиденциальной информации лежит учетная карточка документа или запись в описи конфиденциальных документов фирмы. Наличие документа или носителя удостоверяется росписью проверяющих в учетной карточке или описи конфиденциальных документов фирмы.

Одновременно проверяется правильность работы секретаря-референта и исполнителей с конфиденциальными документами, порядок хранения документов на рабочих местах, своевременность сдачи исполнителями документов, дел, черновиков и всех конфиденциальных материалов референту. Проверяется также работа секретаря-референта.

Проверка наличия документов у сотрудников (руководителей) производится обязательно в их присутствии. Наличие конфиденциальных документов у референта также производится в его присутствии.

6.6. Результаты проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных документов и правильности работы исполнителей с документами оформляются актом.

В случае обнаружения в ходе проверки отсутствия конфиденциального документа в соответствующей учетной форме делается запись: "Документ в наличии не обнаружен. Акт N ____ от __________". При выявлении факта грубого нарушения сотрудником (руководителем) порядка работы с конфиденциальными документами составляется отдельный акт. Подобные факты являются основанием для начала проведения служебного расследования. Акты передаются первому руководителю фирмы для принятия решения.

6.7. По окончании календарного года, в январе следующего года проводится годовая проверка наличия конфиденциальных документов, которая осуществляется комиссией, назначаемой первым руководителем фирмы. До начала проверки секретарь-референт обязан принять меры к ускорению исполнения документов и их подшивки в дела.

Аналогичная проверка наличия документов проводится также при смене референта или руководителей и сотрудников фирмы, работа которых была связана с доступом к конфиденциальным документам.

6.8. В ходе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных документов проверяется правильность формирования и хранения дел по единицам хранения, с выборочным просчетом листов в деле, наличие учетных форм.

Проверка правильности формирования дел заключается в поединичной сверке заведенных дел с номенклатурой дел фирмы. При проверке правильности подшивки исполненных документов в дела определяется путем полистного просмотра правильность их отнесения к делам, обоснованность указанного срока конфиденциальности, правильность записи сведений о документе в описи дела. Документы с истекшим сроком конфиденциальности не должны находиться в деле. Однако проверяется их наличие в деле открытого делопроизводства.

6.9. Наличие носителей конфиденциальной информации, поступивших, изданных и копий отправленных документов проверяется по отметкам о проведении квартальных проверок.

6.10. Проверка наличия учетных форм заключается в сравнении соответствия данных, внесенных в номенклатуру дел (или специальный журнал их учета) и данных конкретных учетных форм. Проверяется наличие всех учетных карточек, записи о которых внесены в контрольный журнал, последовательность, полнота, правильность и аккуратность записей в описи конфиденциальных документов фирмы.

6.11. В номенклатуре дел, описи конфиденциальных документов фирмы и при наличии в журнале учета законченных производством дел, журналов и картотек против каждой позиции делается отметка о проверке, а в конце - производится запись: "Годовая проверка проведена", которая заверяется двумя подписями членов комиссии и датой проведения проверки.

6.12. Результаты годовой проверки оформляются актом, который подписывается членами комиссии. Одновременно с актом составляется докладная записка (заключение), в которой обосновывается необходимость принятия конкретных мер по улучшению работы с конфиденциальными документами, характеризуются случаи нарушения установленных требований к работе с конфиденциальными документами и инициируется проведение служебных расследований. Акт и докладная записка передаются первому руководителю фирмы для принятия решения.