Форматы электронных документов

«Прежде всего, отметим, что у документов различают форматы физические и технические. Под физическим форматом имеется в виду форма существования документа в природе: бумажный, электронный и др. Под техническим форматом в случае с электронными документами подразумевается формат файла электронного документа».

Существует множество различных форматов файлов. В целом, их можно разделить на «однопрограммные», то есть контролируемые и поддерживаемые только одним программным разработчиком, и «многопрограммные», которые поддерживаются несколькими разработчиками и могут обрабатываться различными программами.

Перечислим основные форматы:

1. Текстовые форматы. Они чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми форматами являются: однопрограммные форматы Microsoft Word и WordPerfect.; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat.

2. Графические форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа:

- векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:

- формат DXF (Drawing Interchange Format), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами,

- формат ЕРS (Encapsulated PostScropt), широко используемый в настольных издательских системах,

- формат CGM (Computer Graphics Metafile), широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop).

- растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек - пикселей. При изменении масштаба изображения растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее распространены:

- формат ВМР (Bitmap) - относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;

- формат TIFF (Tagged Image File Format), широко применяемый во многих программных приложениях;

- формат GIF (Graphics interchange Format), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.

3. Форматы баз данных создаются при помощи специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяет устанавливать связи между элементами информации базы данных, выполнять различные операции с информацией базы данных (поиск, индексирование, выполнение различных математических операций, генерация отчетов и справок и т.д.). Примерами СУБД являются Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase и др.

Например, база данных о покупателях может содержать поля с именами покупателей, адресами и сведениями о покупках. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей с именами покупателей).

Базы данных можно конвертировать в текстовый формат, но при этом будут утрачены связи между полями и таблицами (например, может получиться десять страниц имен, десять страниц адресов и тысяча страниц сведений о покупках, то есть бессвязная информация).

4. Форматы электронных таблиц. Файлы в формате электронных таблиц хранят в ячейках числа и взаимосвязи между этими числами.

Например, одна ячейка может содержать формулу, которая суммирует данные двух других ячеек. Как и файлы баз данных, файлы электронных таблиц обычно имеют формат той программы, при помощи которой созданы. Некоторые программы могут импортировать и экспортировать данные других источников, в том числе программ, предназначенных для такого обмена данными (например, формат DIF (Data Interchange Format)). Файлы электронных таблиц можно преобразовать в текстовые файлы, но значения и взаимосвязи между числами при этом будут утрачены.

5. Видео- и аудио-форматы. Эти форматы содержат движущиеся изображения (например, цифровое видео, анимацию) и звуковые данные, которые чаще всего создаются и просматриваются при помощи соответствующих программ и хранятся в однопрограммном формате. Наиболее используемыми из них являются форматы QuickTime и MPEG (Motion Picture Experts Group)

6. Языки разметки, также называемые форматами разметки, содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла. К ним относятся:

· SGML (Standart Generalized Markup Language), который используется во многих странах мира в государственных органах и является международным стандартом;

· HTML (Hypertext Markup Language), который используется для отображения почти всей информации в сети WorldWideWeb;

· XML (Extensible Markup language) - относительно простой язык, основанный на SGML - и получивший популярность при управлении информацией и обмене ею.