Разновидности и формы коммуникации

К основным формам коммуникации относятся: дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловая переписка.

Совещание представляет собой способ открытого коллективного обсуждения, разработки и принятия совместных решений.

Переговоры – это процесс взаимодействия людей или групп на уровне передачи информации и который предназначен для принятия совместных решений. При этом важную роль играет выбор темы, партнера, места и времени, уровня подготовки документов.

Деловая беседа – это, в основном, речевая коммуникация между людьми, которая имеет целью установление контактов, отношений, обмен мнениями, передача информации или поручения, устранение недопонимания, выдвижение предложения.

Дискуссия формирует и продвигает коммуникации людей или их групп на базе определенных аргументов на грани столкновения, спора и даже конфликта. При этом выработка и принятие решения производится на основе сопоставления различных мнений определения консенсуса. Дискуссия может включать только обмен мнениями и аргументами, представление позиций и даже оснований этих позиций по каким-либо противоречиям и барьерам. Дискуссия – это сложный многоступенчатый процесс, чаще всего, с циклическими повторами[9, с. 22-31].

Разновидности коммуникаций в зависимости от направленности взаимодействия с ее объектами показаны на рисунке 4.

Рис. 4. Виды коммуникации по направленности общения с ее объектами

Коммуникации в организации относятся к внутренним, внешние же служат дополнительной информацией, переводимой в определенное средство (например, документы) и передаваемой между подразделениями или конкретными лицами.

Разновидности коммуникаций внутри компаний в зависимости от способа возникновения приведены на рисунке 5.

Рис. 5. Виды коммуникации по способу возникновения

К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой. Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики и пр.). В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников и др.

Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Они возникают спонтанно в любой организации вне зависимости от руководства. Информация по неформальным каналам в форме слухов и сплетен распространяется быстрее, чем по официальным каналам, и зачастую искажает реальное положение дел.

Слухи как неформальная коммуникация присутствуют в любой организации, представляя собой специфический вид межличностной коммуникации, в процессе которой лежит достоверная или недостоверная информация, становящаяся достоянием обширной аудитории. Главная причина возникновения слухов – недостаток достоверной информации, касающейся деятельности организации в условиях нестабильности и реорганизации.

Разновидности коммуникаций в зависимости от направленности отражены на рисунке 6.

Рис. 6. Виды коммуникации по направленности

Также существуют такие виды, как: вербальная; невербальная; эмфатическая; интеллектуальная; эффективная и неэффективная (в зависимости от ее результатов).

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются определенные символы. Основные функции невербальных средств – это дополнение к речи и ее замещение, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Устные коммуникации представляют собой обсуждения, беседы, диалоги, телефонные звонки. Символом кодирования информации является устное слово, речь, а также невербальная информация – жесты, мимика, выражение лица, интонация. Основными положительными сторонами такой коммуникации являются простота использования и высокая скорость обратной связи. Отрицательными сторонами — невозможность хранения информации, так как в процессе коммуникации не используются заметки и записи; наличие барьеров, которые приведут к ошибкам, непониманию и неточностям.

Письменные коммуникации – это предоставление данных в бумажных, магнитных, лазерных носителях. Используются при потребности передать либо закрепить и сберечь информацию точно. Чаще всего прибегают к ним в период формирования проектов и управленческой документации, написания отчетов и объявлений. Символом кодирования информации является письменное слово. Основными преимуществами является большая точность при формулировании сообщений, возможность хранения информации. Недостатками являются не только большие временные затраты на сбор информации и формулирование сообщений, но и сложности при установлении обратной связи.

Управляемые коммуникации носят контролируемую форму и осуществляется по заранее утвержденному плану, а неуправляемые складываются вследствие потребности персонала в общении в процессе возникновения той или иной ситуации[13, с. 55-67].