Обоснование инициации проекта

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

Обоснование инициации проекта

Актуальность данного проекта состоит в том, что в последние годы деловой туризм в Костроме начал активно развиваться. Костромская область имеет важные стратегические преимущества для развития делового туризма. Выгодное географическое положение (близость от Москвы (320 км) и Санкт-Петербурга (900 км), удобная транспортная развязка с другими областными центрами ЦФО) в сочетании с уникальным природным фактором позволяют проводить деловые конференции, симпозиумы, встречи на достойном уровне, совмещая полезное времяпрепровождение и приятный отдых.

В Костроме развита выставочно-ярмарочная деятельность. Ежегодно Кострома становится центром международных и межрегиональных экономических выставок, форумов, ярмарок.

Отель «N»был открыт в 2007 году и в настоящее время состоит из трех современных корпусов, оснащенных в соответствии с современными стандартами. Номерной фонд отеля составляет 84 номера, среди которых номера категории «Стандарт», «Комфорт», «Полулюкс» «VIP» и апартаменты. Стоимость проживания – от 1300 рублей. Соотношение цены и качества привлекает в отель гостей с различными целями визита, в том числе бизнесменов, командировочных людей. В процентном соотношении число гостей, останавливающихся в отеле с деловыми целями – 17%. Потребность в открытии конференц-зала при отеле была выявлена в результате анализа анкет гостей, отзывов на официальном сайте и на сайте партнеров «Booking.com – бронирование отелей».

Конкуренция в сфере предоставления бизнес-услуг достаточно велика. В результате анализа web-сайтов было выявлено, что основными конкурентами в данной сфере являются следующие гостиничные комплексы (Таблица 1). Лидеры в предоставлении указанных услуг – крупнейшие гостиничные комплексы г. Костромы ГК «Волга» и «Азимут отель Кострома». Вместительными залами также располагают отели «Shelestoff» и Бизнес-отель. Что касается предоставляемых услуг, то практически все конференц-залы отелей оборудованы современной техникой (проекторы, флипчарты, микрофоны). Также предоставляется оборудование за дополнительную плату. Возможна организация питания (кофе-брейки, бизнес-ланчи, банкеты), что является безусловным преимуществом.

 

Таблица 1 – Анализ конкурентной среды в сфере бизнес-услуг среди отелей г. Костромы

Услуги	Отели	Азимут	Бизнес-отель	Снегурочка	Shelestoff	Волга
Max вместимость		200 мест	50 мест	40 мест	70 мест	200 мест
Оборудование (входит в стоимость аренды)		Wi-Fi проектор	флипчарт Wi-Fi	проектор флипчарт Wi-Fi	проектор микрофон флипчарт Wi-Fi	Нет
Оборудование (за дополнительную плату)		флип-чарт	проектор бумага для флипчарта видео-съемка	Нет	ноутбук	видео- проектор ноутбук флипчарт микрофон
Услуги переводчика		да	Да	не указано	не указано	не указано
Организация питания (за дополнительную плату)		кофе-брейк бизнес-ланч ужин банкет	кофе-брейк входит в аренду	кофе-брейк бизнес-ланч ужин банкет	кофе-брейк бизнес-ланч ужин банкет	не указано
Скидки		не указано	не указано	не указано	скидки для гостей отеля	не указано

 

На основании анализа конкурентной среды и развития делового туризма в г. Костроме, нами был сделан вывод о том, что открытие конференц-зала при отеле «Троя» необходимо для сохранения конкурентных преимуществ данного предприятия и, несомненно, поспособствует увеличению числа гостей, что, в свою очередь, приведет к увеличению прибыли данного предприятия.

 

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта «Открытие конференц-зала в отеле «N» – повышение делового имиджа отеля. Для достижения поставленной цели перед  нами стоит следующий круг задач, которые, по нашему мнению, отвечают критериям SMART, т. к. они конкретные, измеримые, достижимые, вполне реалистичные и определены по времени:

– разработать и согласовать бюджет проекта;

– разработать и согласовать график проекта;

– разработать рекламную кампанию;

– приобрести и установить необходимое техническое и офисное оборудование;

– запустить разработанную рекламную кампанию;

– провести торжественное открытие конференц-зала;

– провести необходимые PR-мероприятия;

– провести финансово-экономический и маркетинговый анализы.

 

СТРУКТУРА ПРОЕКТА

Построение сетевой модели

Данный проект состоит и стадий и этапов, выполняемых различными исполнителями. Этот сложный процесс должен быть четко скоординирован и увязан во времени.

На данном этапе нами была определена последовательность выполнения работ, входящих в состав ИСР, результатом чего являются сетевой график. Этот график представляет информационно-динамическую модель, отражающую взаимосвязи между работами, необходимыми для достижения конечной цели проекта. В качестве примера мы приводим один из видов сетей предшествования - диаграмму Ганта, применяемую во многих программных средствах и изображенную на рисунке 2.

 

Стадии проекта	Январь	Февраль	Март
Разработка и согласование бюджета проекта	1
Разработка и согласование графика проекта	2
Разработка рекламной кампании	3
Приобретение оборудования		4
Установка технического и офисного оборудования		5
Запуск рекламной кампании		6
Торжественное открытие конференц-зала			7
PR-мероприятия			8
Финансово-экономический анализ			9
Маркетинговый анализ			10

 

Рисунок 2 - Временная последовательность выполнения работ

 

 

РАЗРАБОТКА ББЮДЖЕТА ПРОЕКТА

3.1  Разработка ресурсного плана

Работы данного проекта для своего выполнения требуют разнообразных ресурсов. На данном шаге мы определяем перечень и количество ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта. При планировании мы рассмотрим два основных типа ресурсов: возобновляемые и невозобновляемые.

К типу возобновляемых относятся ресурсы, которые в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться в других работах. Примерами ресурсов данного типа являются люди, машины, механизмы. К возобновляемым ресурсам данного проекта мы можем отнести менеджера проекта, зам. директора по хозяйственной части.

К типу невозобновляемых относятся ресурсы, которые не могут повторно использоваться. Но в случае если они не были использованные в данный отрезок времени, то их недоиспользованная способность к функционированию компенсируется их использованием в будущем. Примерами ресурсов данного типа являются топливо, финансовые ресурсы.

 

Оценка затрат

Нами был проведен анализ затрат и на его основании разработана примерная смета расходов по проекту.

Таблица 4 – Смета расходов по проекту

	Стоимость за единицу	Количество	Сумма (тыс. руб.)
Раздел 1 Оплата труда
1.1 Менеджер проекта (управляющий ГК)	30 000	1	30 000
1.2 Зам. директора по хозяйственной части	20 000	1	20 000
1.3 Менеджер по бронированию	5000	2	10 000
ИТОГО: тыс. руб.	60 000
Раздел 2 Стоимость услуг сторонних организаций
2.1 Ремонт и отделочные работы	30 000		30 000
2.2 Расходы на рекламную кампанию	15 000		15 000
ИТОГО: тыс. руб.	45 000
Раздел 3 Расходы на материал и оборудование
3.1 Расходы на материалы для отделочных работ	40 000		40 000
3.2 Приобретение оборудования для конференц-зала	150 000		150 000
ИТОГО: тыс. руб.	190 000
Раздел 4 Прочие расходы
4.1 Непредвиденные расходы	10 000		10 000
ИТОГО: тыс. руб.	10 000
ИТОГО ПО ПРОЕКТУ	305 000

 

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

Управление качеством

Первый аспект качества данного проекта — это соответствие продукции рыночным потребностям и ожиданиям. Этот аспект качества, достигнут благодаря анализу конкурентного рынка, а также благодаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя в целях их удовлетворения.

Второй аспект качества – наличие четких планов, достигнут благодаря тщательной разработке и планированию проекта.

Третий аспект — контроль обеспечения качества достигается благодаря соответствию реализации проекта его плановой документации и разработанным характеристикам проекта для потребителей и других заинтересованных лиц.

Четвертый аспект — обеспеченность ресурсами, достигнут  благодаря должному материально-техническому обеспечению проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

 

Управление рисками

Данный проект в силу своей природы осуществляется в среде, неотъемлемыми чертами которой являются неопределенность и риск.

В ходе работы над проектом были выделены следующие группы рисков.

• недостатки расчета финансовых средств на выполнение отдельных видов работ (по смете расходов на проект). Данный риск необходимо учесть при первоначальной и последующей экспертизе расчета финансовых средств на выполнение проекта. Управление риском должен осуществлять менеджер проекта.

• занижение средств по статье расходов: непредвиденные расходы по проекту. Природа выявленного риска заложена в возможной недооценке данной статьи расходов, во избежание существенного перерасхода финансовых средств. Управление риском должен осуществлять менеджер проекта.

 • неравномерное распределение обязанностей и степени ответственности за выполнение работ согласно  основным этапам (иерархическая структура работ, матрица ответственности). Данный вид риска заложен в области управления проектом и общеорганизационных менеджерских функциях. Управление риском осуществляет генеральный директор.

• невыполнение этапов проекта согласно прогнозируемому календарному плану. Особенности риска заложены как при учете роли человеческого фактора, так и при ошибке прогноза общих сроках реализации проекта. Этот вид риска должен быть под контролем руководителя проекта и генерального директора предприятия.

• недостаточный отклик от предпринятых сопутствующих маркетинговых коммуникаций (главным образом рекламы). Управление риском должен осуществлять менеджер проекта.

• увеличение расценок на изготовление рекламных материалов и на оборудование. Природа данного риска носит общеэкономический характер соотношения спроса и предложения на рынке изготовления рекламных материалов и оборудования. Управление риском целесообразно руководителю ремонтных работ и менеджеру проекта.

 

 

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

Обоснование инициации проекта

Актуальность данного проекта состоит в том, что в последние годы деловой туризм в Костроме начал активно развиваться. Костромская область имеет важные стратегические преимущества для развития делового туризма. Выгодное географическое положение (близость от Москвы (320 км) и Санкт-Петербурга (900 км), удобная транспортная развязка с другими областными центрами ЦФО) в сочетании с уникальным природным фактором позволяют проводить деловые конференции, симпозиумы, встречи на достойном уровне, совмещая полезное времяпрепровождение и приятный отдых.

В Костроме развита выставочно-ярмарочная деятельность. Ежегодно Кострома становится центром международных и межрегиональных экономических выставок, форумов, ярмарок.

Отель «N»был открыт в 2007 году и в настоящее время состоит из трех современных корпусов, оснащенных в соответствии с современными стандартами. Номерной фонд отеля составляет 84 номера, среди которых номера категории «Стандарт», «Комфорт», «Полулюкс» «VIP» и апартаменты. Стоимость проживания – от 1300 рублей. Соотношение цены и качества привлекает в отель гостей с различными целями визита, в том числе бизнесменов, командировочных людей. В процентном соотношении число гостей, останавливающихся в отеле с деловыми целями – 17%. Потребность в открытии конференц-зала при отеле была выявлена в результате анализа анкет гостей, отзывов на официальном сайте и на сайте партнеров «Booking.com – бронирование отелей».

Конкуренция в сфере предоставления бизнес-услуг достаточно велика. В результате анализа web-сайтов было выявлено, что основными конкурентами в данной сфере являются следующие гостиничные комплексы (Таблица 1). Лидеры в предоставлении указанных услуг – крупнейшие гостиничные комплексы г. Костромы ГК «Волга» и «Азимут отель Кострома». Вместительными залами также располагают отели «Shelestoff» и Бизнес-отель. Что касается предоставляемых услуг, то практически все конференц-залы отелей оборудованы современной техникой (проекторы, флипчарты, микрофоны). Также предоставляется оборудование за дополнительную плату. Возможна организация питания (кофе-брейки, бизнес-ланчи, банкеты), что является безусловным преимуществом.

 

Таблица 1 – Анализ конкурентной среды в сфере бизнес-услуг среди отелей г. Костромы

Услуги	Отели	Азимут	Бизнес-отель	Снегурочка	Shelestoff	Волга
Max вместимость		200 мест	50 мест	40 мест	70 мест	200 мест
Оборудование (входит в стоимость аренды)		Wi-Fi проектор	флипчарт Wi-Fi	проектор флипчарт Wi-Fi	проектор микрофон флипчарт Wi-Fi	Нет
Оборудование (за дополнительную плату)		флип-чарт	проектор бумага для флипчарта видео-съемка	Нет	ноутбук	видео- проектор ноутбук флипчарт микрофон
Услуги переводчика		да	Да	не указано	не указано	не указано
Организация питания (за дополнительную плату)		кофе-брейк бизнес-ланч ужин банкет	кофе-брейк входит в аренду	кофе-брейк бизнес-ланч ужин банкет	кофе-брейк бизнес-ланч ужин банкет	не указано
Скидки		не указано	не указано	не указано	скидки для гостей отеля	не указано

 

На основании анализа конкурентной среды и развития делового туризма в г. Костроме, нами был сделан вывод о том, что открытие конференц-зала при отеле «Троя» необходимо для сохранения конкурентных преимуществ данного предприятия и, несомненно, поспособствует увеличению числа гостей, что, в свою очередь, приведет к увеличению прибыли данного предприятия.

 

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта «Открытие конференц-зала в отеле «N» – повышение делового имиджа отеля. Для достижения поставленной цели перед  нами стоит следующий круг задач, которые, по нашему мнению, отвечают критериям SMART, т. к. они конкретные, измеримые, достижимые, вполне реалистичные и определены по времени:

– разработать и согласовать бюджет проекта;

– разработать и согласовать график проекта;

– разработать рекламную кампанию;

– приобрести и установить необходимое техническое и офисное оборудование;

– запустить разработанную рекламную кампанию;

– провести торжественное открытие конференц-зала;

– провести необходимые PR-мероприятия;

– провести финансово-экономический и маркетинговый анализы.