Тема 4.    организационные документы -; уставы, положения, инструкции

Организационные документы чаще всего представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

Устав

Устав — свод правил, регулирующих деятельность орга­низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотноше­ния с другими организациями и гражданами, права и обязан­ности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например: «Устав добровольного спортивного общества», «Устав железных до­рог», «Ветеринарный устав» и т.п.

Общие уставы утверждаются высшими органами государ­ственной власти и управления, а уставы общественных орга­низаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются выше­стоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации); устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обя­зательным учредительным документам при создании негосу­дарственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юри­дического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает:

• общие положения;

• цели и задачи;

• права;

• деятельность;

• имущество;

• управление;

• реорганизацию и ликвидацию.

Устав акционерного общества содержит разделы:

• общие положения;

• акционерный капитал;

• порядок деятельности;

• права;

• управление;

• учет и отчетность;

• распределение прибыли;

• прочие накопления;

• прекращение деятельности.

 

Положения

Положения — нормативные акты, имеющие сводный ко­дификационный характер и определяющие порядок образова­ния, структуру, функции, компетенцию, обязанности и органи­зацию работы системы органов государства (например: «Об­щее положение о министерствах»), одного органа (например: «Положение о государственной автомобильной инспекции»), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. От­дельная группа — положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Наиболее многочисленны разновидности положений, составля­емых при создании новых организаций, структурных подразде­лений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Часто индивидуальные положения создаются на основе типовых, которые, как правило, разрабатываются и утвержда­ются вышестоящими органами управления.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учрежде­ниями-разработчиками.

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав унифицированной системы организационно-распоряди­тельной документации и имеют установленную структуру тек­ста, как и положения о структурных подразделениях. В орга­низации (фирме) должны быть положения о каждом структур­ном подразделении. Они оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются главой организации (фирмы).

Инструкции

Инструкции — акт, издаваемый или утверждаемый в це­лях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные спе­циальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определе­ния порядка применения законодательных актов и распоряди­тельных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских доку­ментов.

Правила, регламенты и др. также относятся к инструкциям.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг во­просов, объектов и лиц, на которых распространяются ее тре­бования. Например: «Должностная инструкция инспектору по контролю...».

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, облас­ти распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоян­ного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет пра­во», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Ру­ководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и органи­заций должны систематически анализировать, обобщать пред­ложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»).

На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляет­ся должностная инструкция. Инструкция оформляется на об­щем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое ее разрабатывало. Инструкция утвер­ждается специальным распорядительным актом или непосред­ственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.

На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении устанавливается срок ее введения, перечисляют­ся необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.