Для хранения или уничтожения

376.  Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в ФСИН России при подготовке номенклатуры дел;
в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив           ФСИН России.

377.  Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в ФСИН России создается постоянно действующая ЦЭК ФСИН России. Положение о ЦЭК ФСИН России утверждается приказом ФСИН России.

378.  Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК ФСИН России под методическим руководством архива ФСИН России.

379.  При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи
в архив ФСИН России; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет)
и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел
за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

380.  Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения
и номенклатуры дел ФСИН России.

381.  По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 23), а также акты о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению (приложение № 24).

382.  По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела ФСИН России подлежат оформлению
в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче
на архивное хранение.

Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение

383. Документы, образующиеся в процессе деятельности ФСИН России, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся                   в ФСИН России на временном и депозитарном хранении до их передачи
на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

384. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче
на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации осуществляет архив ФСИН России.

385. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

386.  Дела передаются в архив ФСИН России с соблюдением следующих условий:

в архив ФСИН России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в архив ФСИН России производится
по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 23).

387.  Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив ФСИН России не ранее чем через один год
и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

388.  Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив ФСИН России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

389.  Передача дел в архив ФСИН России осуществляется по графику, составленному архивом ФСИН России, согласованному с начальником управления делами ФСИН России и утвержденному распоряжением
ФСИН России.

390.  Прием дел производится работником архива ФСИН России
в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ФСИН России
и работника, передавшего дела).

391.  Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ФСИН России работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых
в архив ФСИН России (ответственность за сохранность документов
при транспортировке и сдачу их в архив ФСИН России несет структурное подразделение, передающее документы).

392.  При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает
их в архив ФСИН России независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.