Документирование и способы документирования

Документ – это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Из определения следует, что документ не существует в готовом виде. Его нужно создать, т.е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием.

«Документирование» – это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

 

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

 

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

 

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

 

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

 

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

 

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

 

 

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

 

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

 

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

 

Под «способом документирования» понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования можно условно разделить на две большие группы:

1. традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

2. технотронные (от англ. texnotronic) – осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX– XXI столетиям.

В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования. В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Всё это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования.

К числу основных систем документирования можно отнести следующие:

- системы графической записи;

- системы механической записи;

- фотографические;

- электромагнитные;

- оптические (лазерные);

- магнитооптические;

- электростатические;

Если запись осуществляется при помощи средств компьютерной техники, то обычно используется термин «электронное документирование».

В зависимости от уровня технической оснащённости и использования научных достижений системы документирования могут быть ручными, механизированными, либо автоматизированными.

Таким образом, способы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графическая запись информации с помощью простых орудий позволяет создавать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписывающей техники создаются фоно (аудио) документы. Компьютерная техника позволяет создавать электронные документы и т. д.