Тема 6. Использование архивных документов

6.1. Понятие об использовании архивных документов

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то в своей оперативной работе постоянно используете разнообразную информацию из документов, созданных ранее и находящихся на архивном хранении.

С этой целью Вы обращаетесь как к делам своего структурного подразделения, так и к находящимся в архиве или архивохранилище организации (заранее составив требование на выдачу дел).

На запрос, поступивший в организацию, Вы профессионально должны подготовить ответ по архивным документам. Запросы могут поступать как от юридических, так и от физических лиц.

Если Вы работник архива организации, то круг пользователей вашего архива, как правило, уже. Основные потребители информации - это руководство и сотрудники структурных подразделений данной организации, которые обращаются в архив с запросами, возникающими в ходе ее основной деятельности. Кроме того, пользователями являются лица, работавшие (учившиеся) в организации ранее, которым информация нужна в социально-правовых целях. Однако в архив организации могут обращаться другие организации, средства массовой информации и иные категории пользователей.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит работа с чрезвычайно широким кругом пользователей: органами государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями, воинскими частями, научными, культурными, учебными учреждениями, средствами массовой информации, негосударственными объединениями, религиозными конфессиями, предприятиями, фирмами. В эти архивы обращаются ученые, в том числе и зарубежные, краеведы, студенты, журналисты, писатели, просто граждане, изучающие историю своего рода или те, кому нужно документальное подтверждение права на предусмотренные законодательством льготы, выплаты, привилегии.

Важно помнить, что вся работа архива направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов:

Важнейшей функцией государственных и муниципальных архивов, архивов организаций является информационное обеспечение граждан, органов власти и местного самоуправления. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы способствуют решению различных проблем, возникающих в процессе функционирования государства, становления и развития демократического общества в стране. С начала 90-х гг. архивные документы были востребованы в целях подтверждения права собственности Российской Федерации на недвижимое имущество за рубежом, использовались при делимитации и демаркации границ Российской Федерации, в работе уполномоченных органов по реабилитации жертв политических репрессий, способствовали установлению судеб военнослужащих, погибших в годы Великой Отечественной войны и в локальных конфликтах, увековечению памяти россиян, погибших за пределами России, проведению работы по канонизации церковников и мирян, пострадавших в годы гонений на церковь, для решения имущественных споров хозяйствующих субъектов, закрепления прав собственности граждан и организаций на землю и строения, восстановления и реставрации исторических и культовых зданий и т.д. [39, с. 12, 13].

Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных и муниципальных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники архивов несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, а также за использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Как архивисты, так и пользователи должны быть "взаимно вежливы", уважать права и интересы друг друга.

Под использованием документов архива понимают предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей:

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (государственный или муниципальный, архив организации, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, который обращается в архив за документами или архивной информацией:

Открытые документы Архивного фонда Российской Федерации, а также справочно-поисковые средства к ним, доступны для пользования всем юридическим и физическим лицам, независимо от их гражданства [48, с. 38, 48].