Оборотные и сальдовые ведомости, их контрольное значение

Для получения сводных данных о состоянии активов и пассивов организации в целом за отчетный период заполня­ются оборотные ведомости. Они составляются по счетам синтети­ческого и аналитического учета. Оборотные ведомости представляют собой таблицы для обобщения данных текущего учета, где отража­ются остатки и итоги оборотов по счетам за месяц.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам, предназначенный для проверки учетных записей, составления нового баланса и общего ознакомления с состоянием и изменениями имущества организации.

Оборотная ведомость по синтетическим счетамсо­ставляется на основании синтетических счетов за месяц. В нее записывают наименование счетов, остатки на нача­ло месяца, обороты за месяц и остатки на конец месяца. В графах «Остаток на начало месяца» и «Остаток на конец месяца» по активным счетам сумма указывается по дебету, по пассивным – по кредиту, по активно-пассивным − и по дебету и по кредиту одновременно.

Обороты за месяц (суммы всех операций отдельно по дебету и по кредиту счетов) заносятся в колонки и по дебету и по кредиту. После составления оборотной ведомости подсчитывают итоги по каждой колонке.

Таблица Оборотная ведомость (оборотный баланс) по счетам синтетического учета

Главная особенность правильно составленной оборотной ведомости – это наличие трех пар равенств (равных итогов):

Первая пара – равенство итогов остатков (сальдо) на начало месяца по дебету и кредиту счетов (гр.3 и гр.4). Это равенство обусловлено тем, что данные остатки указаны в балансе на начало отчетного периода: дебетовые остатки (сальдо) по счетам отражены в активе, а кредитовые – в пассиве баланса.

Вторая пара равенств – равенство итогов оборотов по дебету и кредиту счетов (гр.5 и гр.6), которое вытекает из применения двойной записи хозяйственных операций на счетах (т.е. хозяйственная операция отражается по дебету одного и кредиту другого счета в одной и той же сумме).

Третья пара итогов оборотной ведомости представляет собой равенство итогов остатков (сальдо) по дебету и кредиту счетов на конец месяца (гр.7 и гр.8), которое обусловлено равенствами первой и второй пары итогов. Данные остатки представляют собой баланс на начало следующего отчетного периода.

Таким образом, оборотная ведомость составляется для обобщения данных синтетических счетов и взаимной проверки правильности записей на них. Она позволяет выявить ошибки в уче­те, которые нарушают принцип двойной записи.

Однако она не позволяет обнаружить ошибки, которые не нарушают принципа двойной записи. Например, если сумма является правильной, но корреспонденция счетов установлена неверно, или же по дебету и кредиту счетов отражена неправильная сумма, или же запись операции вообще отсутствует. Для обнаружения таких ошибок производят сверку итогов оборотной ведомости с итогами регистрационного журнала хозяйственных операций и оборотными ведомостями по аналитическим счетам.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета являются приемом обобщения данных аналитического учета, объединяемым одним синтетическим счетом. Они бывают двух видов – оборотные ведомости по счетам расчетов (расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др.) и по счетам для отражения материальных ценностей.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам нет попарного равенства, как в оборотных ведомостях по синтетическим счетам. По счетам расчетов оборотные ведомости аналитического учета ведутся только в суммовом выражении.

Пример оборотной ведомости по аналитическим счетам к синтетическому счету «Расчеты с покупателями и заказчиками» приведен ниже.

Таблица Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к счету «Расчеты с покупателями и заказчиками» за__________________20__г.

Остаток по активно-пассивному синтетическому счету выводится после составления оборотных ведомостей по счетам учета расчетных отношений (оборотная ведомость аналитического учета), т.е. итоговый конечный остаток из оборотной ведомости по аналитическим счетам к активно-пассивному счету переносится и записывается конечным остатком активно-пассивного счета расчетов.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам к счетам по учету товарно-материальных ценностей показатели приводятся не только в стоимостном выражении, но и в натуральных измерителях. Итоги по таким ведомостям подсчитываются только в суммовом выражении для сравнения с соответствующими показателями синтетического учета.

Приведем пример оборотной ведомости по аналитическим счетам к счету «Материалы».

Таблица Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к счету «Материалы» за ____________ 20__ г.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам имеют контрольное и оперативное значение, так как по данным этих ведомостей осуществляется контроль за остатками, поступлением и расходованием материальных ценностей, а также за состоянием расчетов.

В настоящее время в практике учетной работы вместо оборотных ведомостей по счетам материальных ценностей составляются сальдовые ведомости, в которых отражаются только остатки (сальдо) на начало и конец месяца, а обороты не фиксируются. Учет движения (приход, расход) ценностей осуществляется на складе в карточках или книге складского учета.