Инструкция №БД 10 по движению материальных ценностей.

Инструкция №БД 10 по движению материальных ценностей.

 

Материальные ценности. Классификация материальных ценностей. 2

Приобретение МЦ. 3

Списание МЦ. 5

В случае поломки, выхода из строя, в результате естественного износа или по причинам, независящим от сотрудника, ответственного за помещение. 5

В случае поломки или утери по вине сотрудника организации. 6

Ревизия МЦ. 8

Ответственность за ошибки, допущенные при выполнении данной инструкции. 10

Приложения к данной инструкции. 11

 

Материальные ценности. Классификации материальных ценностей.

Материальные ценности (далее по тексту МЦ) — часть имущества, используемая многократно в течение периода, превышающего 12 месяцев, либо стоимостью равной не менее 500 (пятиста) рублей. Ответственность за МЦ в помещениях несут сотрудники, ответственные за данное помещение, склад.

Оформлением поступления и списания МЦ, а так же прочими действиями с МЦ занимается бухгалтер I или II разряда (далее по тексту ответственный бухгалтер).

 

Классификация МЦ:

• МЕБЕЛЬ ОФИСНАЯ (стулья, столы, ресепшн, тумбы и т.д.)
• МЕБЕЛЬ МЕТАЛЛИЧЕСКАЯ (сейфы, шкафы металлические и т.д.)
• БЫТОВАЯ ТЕХНИКА (чайники, СВЧ, холодильники и т.д.)
• ОРГТЕХНИКА (мониторы, мышки, системные блоки и т.д.)
• ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ И БЕЗОПАСНОСТЬ (датчики, видеокамеры, микрофоны и т.д)
• ХОЗ. ПРИНАДЛЕЖНОСТИ (лопаты, ведра, урны, резиновые коврики и т.д.)
• СТЕЛЛАЖИ (стеллажи, составляющие стеллажей, используемых в магазине для выставления товара, например: стойки, кронштейны, полки, задние панели и т.д.)
• СТЕЛЛАЖИ ЛАЙТ (составляющие стеллажей лайт, используемых в магазине для выставления товара, например: стойки, кронштейны, полки, задние панели и т.д.)
• КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ (калькуляторы, печати и т.д.)

По мере приобретения МЦ, могут создаваться новые группы МЦ.

 

Приобретение МЦ.

При необходимости приобретения МЦ, сотрудник организации обязан получить подтверждение вышестоящего руководства.Приобрести МЦ можно за наличный и безналичный расчет.

Сотрудник, который приобрел МЦ, обязан предоставить в бухгалтерию отдела МДМ оригинал документа, подтверждающий данную покупку. Если сотрудник не может в актуальный день предоставить или передать документ в бухгалтерию, то ему необходимо отправить фотографию купленного товара и документа на данный товар ответственному бухгалтеру, в личном сообщении в социальной сети VK, либо в Viber. Если сотрудник не предоставил документ или не отправил бухгалтеру фото, купленного МЦ и документа, то на него налагается штраф в размере 500 рублей.

После получения документа на покупку МЦ, либо фото товара и документа, ответственный бухгалтер создает в программе 1С поступление МЦ, для этого необходимо совершить следующие действия в 1С:

Склад и доставка \ Поступление МЦ \ В строке «Склад», выбрать необходимый склад \ В строке «Помещение», выбрать необходимое помещение \ Добавить \ В столбце «МЦ», выбрать необходимую номенклатуру двойным щелчком, при её отсутствии нажать на «Создать», внести в строку «Наименование», название МЦ, в строку «Инвентарный номер», инвентарный номер МЦ, далее «Записать и закрыть», выбрать двойным щелчком данную номенклатуру \ В столбце «Количество», внести количество МЦ\ В строке «Цена», внести цену МЦ (при наличии) \ после внесения всей номенклатуры нажать «Провести и закрыть».

Далее необходимо распечатать документ на поступление МЦ в двух экземплярах, для этого необходимо совершить следующие действия:

Склад и доставка \ Поступление МЦ \ Выбрать двойным щелчком необходимое поступление МЦ \ Печать \ Ctrl + P

На данном поступлении МЦ, в двух экземплярах в строке «Ответственный», подпись и ФИО ставит сотрудник, ответственный за помещение, в которое купили МЦ. Один экземпляр хранится в бухгалтерии в папке «Движение МЦ», в течение одного года, затем его необходимо утилизировать. Второй экземпляр ответственный за помещение оставляет себе.

Один раз в месяц проходит проверка соответствия информации, предоставленной сотрудниками, которые приобретали МЦ, и данными по кассе.

Проверка осуществляется следующим образом:

Ответственный бухгалтер сверяет расходы на приобретение МЦ с бухгалтером по отчетам, который предоставляет ему реестр оплат МЦ за отчетный период.

При выявлении несоответствия при проверке МЦ, ответственный бухгалтер проводит расследование, выясняет причину и принимает меры по ее устранению. Если сотрудник, который приобрел МЦ, не предоставил чек, то на него налагается штраф 500 рублей, если ответственный бухгалтер пропустил при проверке данный чек, то штраф налагается на него.

 

Списание МЦ.

Списать МЦ можно по двум причинам:

Ревизия МЦ.

МЦ, которые находятся на автомойке, торговых точках, складах, бухгалтерии и прочих помещениях, находятся на остатках в программе 1С, ответственный за данные помещения обязан следить за их сохранностью и целостностью. Каждому из МЦ присваивается инвентарный номер и на каждую МЦ клеится наклейка с данным номером (исключение предметы на которые приклеить инвентарный номер невозможно).

Проклеивает МЦ ответственный бухгалтер, а за сохранность наклейки с инвентарным номером отвечает ответственный за помещение сотрудник. Если он замечает отсутствие наклейки, то он обязан сообщить об этом ответственному бухгалтеру, позвонив или написав в Viber, WhatsApp, VK. Ответственный бухгалтер обязан распечатать наклейку с необходимым инвентарным номером, и передает его сотруднику, либо если возможность, то сотрудник переклеивает сам. Так же, необходимо поступить с приобретенными МЦ, которые были оприходованы на остатки МЦ и если произошла замена поврежденного или утерянного МЦ на новое.

Один раз в два месяца, начиная с марта 2019г., будет происходить проверка целостности инвентарных номеров.

У каждого помещения есть ответственный за помещение, он отвечает за сохранность и целостность МЦ. Один раз в два месяца, начиная с марта 2019г. проводится ревизия МЦ, каждого помещения. При проведении плановой ревизии, ответственный за помещение обязан, находится на рабочем месте.

Так же по решению руководителя проводится внеплановая ревизия по МЦ, для этого руководителю, достаточно устного указания ответственному бухгалтеру.

Для проведения ревизии МЦ в конкретном помещении необходимо вывести список МЦ, которые находятся на остатках в данном помещении на актуальную дату. Для этого необходимо совершить следующие действия в 1С:

Склад и доставка \ Отчеты по складу \ Движение материальных ценностей \ установить период в строке «Период» \ выбрать необходимый склад в строке «Склад»\ выбрать необходимый помещение в строке «Помещение» \ Сформировать \ Печать

В сформировавшемся отчете в столбце «МЦ», отражаются названия МЦ, в столбце «Количество конечный остаток», отражается количество МЦ на актуальную дату.

Далее пересчитывается все МЦ по списку. Если в процессе ревизии не было выявлено отклонений, то ревизия считается закрытой. Если в процессе ревизии были выявлены излишки, то они приходуются на остатки на данное помещение. Если в процессе ревизии была выявлена недостача МЦ, то сотруднику, ответственному за помещение дается три дня, на проверку ревизии, если он подтверждает недостачу, то ответственный за помещение обязан либо приобрести аналогичный товар, либо стоимость данных МЦ взимается с его заработной платы, путем фиксации данных в журнал «Взыскания за порчу МЦ», далее действовать по выше прописанному алгоритму.

 

Приложение 1

Приложение 2

Инструкция №БД 10 по движению материальных ценностей.