Организация кадрового делопроизводства для организации с многочисленным рабочим персоналом

Организация кадрового делопроизводства для организации с многочисленным рабочим персоналом

 

Если рассматривать работу с человеческим капиталом организации целостно, используя при этом философскую категорию «Форма и содержание», то можно представить  управление персоналом (подбор сотрудников, адаптация, оценка, мотиваций и т.д.) как содержание, а кадровое делопроизводство, как форму (оформление) кадровой политики организации. Например, подобрали работника, а теперь   надо его оформить на работу, ведь без юридического оформления он не станет работником организации. Эти содержание и форма не могут существовать друг без друга. Без оформления этот человек не является работником,   при отсутствии человека - некого оформлять. Форма следует за содержанием

Если кадровая политика организации - это «экономия на издержках», которой соответствует значительная текучести персонала, в особенности рабочих, то и кадровое делопроизводство, оформляющее управление персоналом должно быть соответствующим. Цель организации кадрового делопроизводства в данном случае: соблюдать трудовое право при оформлении трудовых отношений при минимальных затратах. Затраты (зарплата работников отдела кадров), должны быть минимизированы. Именно такая цель была поставлена перед начальником отдела кадров в ситуации, о которой пойдет речь.

Принцип: Регламентирование деятельности отдела кадров.

Совместно остальными был принят в работу принцип регламентации работы отдела кадров и  строго нормативного оформления взаимоотношений между бухгалтерией и отделом кадров; службой охраны и отделом кадров. Это потребовал разработки и внедрение ряда корпоративных регламентов. После изучения особенностей взаимодействия  отделов начальником отдела кадров был предложены Регламент взаимодействия отдела кадров и службы охраны, Регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров, в которых строго описывались сроки предоставления документов. Также был разработан стандарт кадрового документооборота с образцами оформления документов, устанавливающий стандарт качества оформляемых документов. Также был составлен график работы отдела, задающей ритм работы, в котором наглядно был изображены периоды работы над теми или иными документами. Также  была подготовлена пошаговая и инструкция работы в программе 1С по основным процедурам оформления именно в той модификации программы, которая была достигнута в данной организации. Кроме того был составлен перечень отчетов отдела кадров с указанием ответственных лиц, что устранило неопределённость в ответственности за ту или иную отчётность. Также была составлена схемы основных бизнес-процессов в  оформлении трудовых отношений (увольнение, прием, кадровые перемещения, отпуска), где отражалась последовательность работы всех отделов, принимающих участие в этих процессах. Приведем перечень подготовленных нормативных актов:

1	Корпоративный стандарт кадрового делопроизводства
2	График работы отдела кадров
3	Регламент  взаимодействия со службой охраны
4	Регламент взаимодействия с бухгалтерией
5	Перечень отчётности
6	Инструкция по работе с программой 1С
7	Описание бизнес-процессов оформления трудовых отношений

 

Проекты регламентов были согласованы с заинтересованными отделами и с руководством.

Результаты реорганизации кадрового делопроизводства.

В результате проведенных мероприятий практически исчезли жалобы со стороны службы охраны (не более 1 в месяц), 96% документов стали оформляться нужного качества, 98% в установленные сроки, что значительно снизило жалобы ос стороны  бухгалтерии (2-4 процента), прекратились жалобы работников в проверяющие органы (за последние полгода ни одной жалобы).  По истечении полугода после внедрения мероприятий результаты остались стабильными, требуется только поддержание действия изложенных принципов.

 

Приложение 1

Приложение 2.

Приложение 3

Отчеты отдела кадров
№	Периодичность	Дата, время	Наименование	Адресат	Ответственный
1	ежедневный	9:30	Отчет по приему и увольнению	По рассылке	Начальик группы №1
2	еженедельно	9:30 понедельник	Отчет по приему по дням недели	Руководитель
3	еженедельно	9:30 понедельник	Отчет посещаемости	Руководитель
4	еженедельно	9:30 понедельник	Отчет по выданым картам	Руководитель
5	ежемесячно	до 05 следующего месяца	Отчет об уволенных, принятых, перемещенных АУП	Главный бухгалтер
6	2 раза в месяц	По отдельному приказу	Табели учета рабочег вермени	Главный бухгалтер
7	Ежемесячно	02 числа до 16:00	Отчет для отдела подбора	Начальник отдела подбора	Начальинк группы №2
8	еженедельно	9:30 понедельник	Отчет по общей численности и плану набора	Руководитель
9	2 раза в месяц	12, 22, 2 числа месяца	Отчет по заведенным трудовым книжкам	Бухгалтерия
10	2 раза в месяц	03 и 17 числа месяца	Списки сотрудников (ФИО) по направлениям	Служба охраны - по рассылке
11	2 раза в месяц	8 и 24 числа месяца	Сведения об оформленных отпусках (ФИО) по подразделениям	Служба охраны - по рассылке
12	2 раза в месяц	5 и 18 числа	Отчет по перевахтовке	Руководитель
13	ежемесячно	до 03 следующего месяца	Отчет по итогам работы за месяц	Руководитель	Начальник отдела кадров

 

Организация кадрового делопроизводства для организации с многочисленным рабочим персоналом

 

Если рассматривать работу с человеческим капиталом организации целостно, используя при этом философскую категорию «Форма и содержание», то можно представить  управление персоналом (подбор сотрудников, адаптация, оценка, мотиваций и т.д.) как содержание, а кадровое делопроизводство, как форму (оформление) кадровой политики организации. Например, подобрали работника, а теперь   надо его оформить на работу, ведь без юридического оформления он не станет работником организации. Эти содержание и форма не могут существовать друг без друга. Без оформления этот человек не является работником,   при отсутствии человека - некого оформлять. Форма следует за содержанием

Если кадровая политика организации - это «экономия на издержках», которой соответствует значительная текучести персонала, в особенности рабочих, то и кадровое делопроизводство, оформляющее управление персоналом должно быть соответствующим. Цель организации кадрового делопроизводства в данном случае: соблюдать трудовое право при оформлении трудовых отношений при минимальных затратах. Затраты (зарплата работников отдела кадров), должны быть минимизированы. Именно такая цель была поставлена перед начальником отдела кадров в ситуации, о которой пойдет речь.