Этические аспекты деловых бесед, деловых совещаний,

ЭТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД, ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ,

ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ И ПУБЛИЧНОЙ РЕЧИ КАК ФОРМ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

 

Коммуникация в деловой сфере представлена в различных формах, к которым относятся деловая беседа, деловое, совещание, деловые переговоры, деловые завтраки, презентации. Обратимся к краткой характеристике основных форм деловой коммуникации с точки зрения этики.

 

ЭТИКА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Самой распространенной формой делового общения является деловая беседа — специально организованный предметный разговор, направленный на решение деловых задач. Мастерство делового общения проявляет в умении вести деловые беседы: устанавливать устный контакт, производить хорошее впечатление на делового партнера, располагать его к се кратко излагать суть проблемы, по поводу которой проводится беседа, убеждать и находить взаимоприемлемое решение. Рассмотрим некоторые виды деловых бесед с этической точки зрения.

Этика деловой беседы определяется этическими ценностями общения. Ее можно определить как «совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе личных комму­никативных взаимодействий в рамках делового общения».

Мало знать общие этические ценности общения, нужно овладеть техни­кой беседы с учетом нравственного содержания.

Беседы могут быть краткими, когда в рабочем порядке происходит обмен информацией, что-то уточняется, дается распоряжение, но могут быть и достаточно продолжительными, например, при приеме на работу.

Беседы могут происходить между равными по положению партнерами (например, между сотрудниками одного ранга или между студентами) и не равными по статусу (например, между руководителем и подчиненным, студентом и преподавателем). В каждой ситуации применяются разные техники пристройки к собеседнику, разные этикетные формы обращения.

Рассмотрим рекомендации по этическим правилам проведения беседы, в соответствии с которыми «беседу следует вести так, чтобы собеседников из врагов делать друзьями, а не друзей — врагами», как говорил великий древнегреческий математик и философ Пифагор.

ЭТАПЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

С чего начинается беседа? С ее подготовки.

Более основательной подготовке в области проведения бесед будет способствовать изучение литературы не только по данной проблематике, но и психологии личности и теории аргументации.

В проведении деловой беседы выделяют этап подготовки беседы и этап непосредственного проведения беседы.

Этап подготовки к беседе в развернутом виде содержит планирование беседы и оперативную подготовку.

При планировании беседы осуществляется предварительный анализ темы, собеседников и ситуации; определяются ее цели, стратегия и так­тика. Здесь нужно определить, что нужно достичь в результате разговора, отмечая предпочтительный максимум и приемлемый минимум. Элементы планирования в той или иной форме предшествуют любой беседе, даже очень краткой. Некоторые же виды бесед, например, при приеме на работу, предполагают развернутую подготовку, как со стороны работодателя, так и со стороны претендента на рабочее место.

Оперативная подготовка включает сбор материалов, их отбор, обдумывание материала и его компоновку, составление рабочего плана беседы. При подготовке особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику, установить регламент и место проведения беседы. На этом этапе помимо подготовки материалов нужно сосредоточить внимание на личности будущего собеседника. Спонтанно так и происходит, когда, например, идя на прием к руководителю, сотрудник предварительно выясняет, какое у того настроение.

Самое главное при подготовке, чтобы ее результатом была хорошая ориентация в предмете беседы.

Непосредственное проведение беседы начинается с приветствия.

Приветствие — не просто этикетная форма обращения к деловому партнеру, а сфера реализации нравственных ценностей общения, демонстрация уважения к нему. Доброжелательность, верно найденный тон обращения, располагающая улыбка являются успехом дальнейшей беседы.

В зависимости от количества собеседников беседа должна быть диалогом или полилогом, но никак не монологом: ее нужно вести так, чтобы каждый участник беседы мог легко вступить в разговор и высказать свое мнение. Прислушаемся к словам великого римского оратора Марка Тулия Цицерона: «Не следует завладевать разговором, как вотчиной, из которой имеешь право выжить другого; напротив, следует стараться, чтобы каждый имел свой черед в разговоре, как и во всем остальном».

В беседе, как и в других формах делового общения, нужно быть толерантным к точке зрения собеседника и высказанным им аргументам. Возможно, он в чем-то неправ, но это не дает основания демонстрировать нетерпимость к его позиции и тем самым и к нему, как носителю этого мнения. Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его в грубой форме. Древнегреческий мудрец Эпиктет советовал: «Когда ты хочешь показать твоему собеседнику в разговоре какую-нибудь истину, то самое главное при этом — не раздражаться и не сказать ни одного недоброго или обидного слова».

Как уже отмечалось, нельзя перебивать собеседника, ибо тем самым демонстрируется, что его мнение не стоит внимания, а то, что он хочет сказать, уже известно. Как тут не вспомнить императора Петра I с его указом: «Кто станет говорить речи, другому — не перебивать, но дать окончить и потом другому говорить, как честным людям надлежит, а не как бабам-торговкам».

А как быть, если собеседник говорит много и не по существу? Выслушивать его монологи? В деловом общении существует регламент, любая деловая беседа ограничена по времени. В крайнем случае, можно перебить собеседника в тактичной и вежливой форме, обратившись к нему примерно так:

• как много полезной информации я почерпнул из нашей беседы. К сожалению, придется вернуться к деловому обсуждению вопроса;

• вернемся к нашим баранам, как говорят французы, а хотелось бы еще вас послушать;

• как жаль, что мы с вами раньше не поговорили на эту тему, а сейчас приходится возвращаться к теме нашей беседы.

Нужно соблюдать вежливость по отношению к отсутствующим: называть третьих лиц по имени и отчеству, а не по фамилии, не высказываться пренебрежительно в их адрес. Недопустимо в беседах злословить или поддержи­шь злословие в адрес отсутствующих. Американский политический деятель, дипломат и ученый, Бенджамин Франклин высказал свое мнение так: «Я ни о комне буду говорить плохо, но расскажу все хорошее, что знаю о каждом».

На всем протяжении беседы, включая ее завершение, нужно поддержи­шь благоприятную атмосферу, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания. При всяком подходящем случае следует признавать правоту собеседника, что может быть полезно даже тогда, когда он в чем-то не прав. Критичное отношение к себе при ошибке, тем более обезоруживает партнера по общению. Учтивость обхождения не преуменьшит ясности ни просьбы, ни приказа, но явно даст возникнуть у партнера по общению внутреннего сопротивления. Весьма неблагоприятно на атмосферу делового разговора воздействует презрительное отрицание аргументов собесед­ника без всякого желания понять их настоящий смысл. Даже тогда, когда высказывается всецело неприемлемая позиция, не стоит отвергать ее огульно, лучше сказать, что она пока непонятна.

Создание такой благоприятной атмосферы поможет в дальнейшем поддерживать контакты с собеседником и устанавливать прочные деловые отношения.

На завершающей стадии беседы необходимо сделать резюме, понятное для ее участников, с четко выделенным основным выводом.

Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных положений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них — более мягкие или более жесткие по форме — про­вести.

И, наконец, анализируя результаты беседы, нужно для себя ответить ряд вопросов, помогающих посмотреть на ход беседы со стороны и выявить промахи, которые следует учитывать в дальнейшем.

Вопросы для анализа результатов беседы

v Последовательно ли велась основная линия беседы?

v Основательны ли были замечания и возражения?

v Учитывались ли позиция и выражения собеседника?

v Удалось ли быть корректным на протяжении беседы?

v Достигли ли поставленных целей?

v Какое впечатление о вас сложилось у собеседника?

 

ЭТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД, ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ,