Каким органом устанавливается наименование службы ДОУ в организации?

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных их руководством или их коллегиальными органами.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Вопрос № 4

Из каких структурных подразделений состоит секретариат при министерствах или ведомствах?

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в цен­тральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют сле­дующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди­тельных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до­кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра­ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали­зации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де­лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Вопрос № 5

Из каких структурных подразделений состоит канцелярия? Что входит в функционал каждого из подразделений?

Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство канцелярии:
1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

2. Структура канцелярии
2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с
(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2.2. В состав отдела входят
(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)
2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
3. Задачи и функции подразделения

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация делопроизводства на предприятии.
Ведение делопроизводства на предприятии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Формирование дел и их сдача на хранение.
Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Выполнение копировальных и множительных работ.
Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

Вопрос № 6