Экспертизаценностииприемдокументовнапостоянноехранениевгосударственномархиве.

 

Экспертизаценностидокументов –этоизучениедокументовнаоснованиикритериевихценностивцеляхопределениясроковхранениядокументовиотбораихнапостоянноехранение.

 

Экспертизаценностидокументовворганизациипроводится:

• В делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, впроцессеформированияделиприподготовкеделкпередачевархив;

• В архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отборуиподготовкекпередаченапостоянноехранениедокументовАрхивногофондаРоссийскойФедерациисоздаетсяэкспертнаякомиссия(ЭК).

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения организации. Припроведенииэкспертизыценностидокументоввструктурныхподразделенияхосуществляетсяотборделпостоянногоивременного(свыше10 лет) хранениядляпередачивархив; отборделсвременнымисрокамихранения, подлежащиххранениювструктурныхподразделениях; выделениекуничтожениюделзапредыдущиегоды, срокихранениякоторыхистекли. Приэтомодновременнопроверяютсякачествоиполнотаноменклатурыделорганизации, правильностьопределениясроковхранениядел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного(выше10 лет) храненияиполичномусоставу, атакжеактыовыделениикуничтожениюдел, неподлежащиехранению.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает дел по личному составу.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организацииодновременно. ОдобренныеЦЭК(ЭК) актыиописиутверждаютсяруководителямиорганизациитолькопослеутвержденияЭПКархивногоучрежденияописейделпостоянногохранения; послеэтогоорганизацияимеетправоуничтожитьдела, включенныевданныеакты.

 

особоценныйдокумент–документАрхивногофондаРоссийскойФедерации, которыйимеетнепреходящуюкультурно-историческуюинаучнуюценность, особуюважностьдляобществаигосударстваивотношениикоторогоустановленособыйрежимучета, храненияииспользования (11,8 млн. ед. хр.)

уникальныйдокумент–особоценныйдокумент, неимеющийсебеподобныхпосодержащейсявнеминформациии(или) еговнешнимпризнакам, невосполнимыйприутратесточкизренияегозначенияи(или) автографичности

 

Задачиэкспертизыценностидокументов. Перваязадача— отборнаиболееценныхдокументовизведомственныхвгосударствен­ныеархивынагосударственное(постоянное) хранениеиопреде­лениепрофильноеTMдокументовтомуилииномугосударствен­номуархиву.

Втораязадача —определениесроковхранениядокументов, информациявкоторыхможетбытьиспользованавтечениека­кого-топериодавремени. Взависимостиотустановленныхсро­ковхранениятакиедокументымогутбытьразделенынадвегруппы:

1) длядолговременногохранения(например, документыполич­номусоставусосрокамихранения75 летили75 летминусвозрастлицанамоментзаведениядела);

2) длявременногохранения.
Третьязадача— обеспечениеполнотысоставаархивногофон­дапутемвосполненияутраченныхдокументов, чтоможносделатьзасчетидентичныхдокументовизфондоводнородныхучрежде­ний, атакжевыше- илинижестоящихучреждений.

Четвертаязадача —отборнахранениенаиболееинформатив­ноемкихдокументов.

Экспертизаценностидокументовпроводитсявтриэтапа: вделопроизводстве, введомственномигосударственномархивах.

В делопроизводстве решаетсяпроблемаопределениясроковхра­нениядокументовужеприсоставленииноменклатурыдел, т.е. когдаделоеще«неродилось».

В ведомственномархиве происходитвыделениеиздокументаль­ногофондаучрежденияделдляпостоянногохраненияиподго­товкаихксдачевгосударственныйархив.

Есливучрежденииимеютсяюридическисамостоятельныеструктурныеподразделения, тоизценныхдокументовформиру­ютнесколькоархивныхфондов.

Кромеэтогоотбираютдляуничтожениядокументывремен­ногохранения, срокхранениякоторыхистек. Приэтомособоевниманиедолжнобытьуделенодокументам, срокхраненияко­торых75 лет(поличномусоставу), ведьзакаждымизнихстоитсудьбачеловека. Всеэтиважныезадачирешаютсясовместноскомиссией, котораяпо-научномуможетназыватьсяцентраль­нойэкспертнойкомиссией(ЦЭК) илипростоэкспертнойко­миссией(ЭК).

В государственномархиве, во-первых, проверяютрешениеэк­спертныхоргановведомственныхархивовиутверждаютихи, во-вторых, проводятцелевуюкомплекснуюэкспертизуценнос­тидокументовилиразборроссыпидокументов.

Целеваякомплекснаяэкспертиза—этоэкспертиза, котораяпроводитсявцеляхвыявлениядублетностисразупонесколькимфондам:

вышестоящихиподчиненныходномуведомствуучреждений;

однородныхучреждений, действовавшихнаоднойтерритории(школыодногорайона);

лиц, связанныхродственнымиилиличнымиотношениями.

Такойкомплексныйподходвозможноосуществитьтольковгосударственномархиве, кудапоступаютсотниитысячифондовразныхучреждений.

Врезультатеэкспертизыценностидокументоввыделяютсядвегруппыдел:

деладляпостоянногоидолговременного(75 лет) хранения; дела, предназначенныедляуничтожения.
На дела, подлежащиеуничтожению, составляетсяакт; деладля

постоянногоидолговременногохранениявдальнейшемзаносят­сявописи.

Актыиописипредставляютсянарассмотрениесоответству­ющейэкспертнойкомиссии, илиэкспертно-проверочнойко­миссии, илицентральнойэкспертно-проверочнойкомиссии(ЦЭПК).

Критерииэкспертизыценностидокументов. Критерииэкспер­тизыценностидокументов—этосистеманаучнообоснован­ныхпризнаков, наосновекоторыхопределяетсяценностьдо­кументов.

Всекритериимогутбытьподразделенынатрибольшиегруппы: 1) критериипроисхождениядокументов;
2) критериисодержаниядокументов;
3) критериивнешнихособенностейдокументов.

Рассмотримкаждуюгруппукритериевиихиспользованиепри­менительнокдокументамконкретныхфондов.

12. Система централизованного учета документов в государственном архиве.

ВседокументыгосударственнойинегосударственнойчастиАрхивногофондаРФнезависимоотместаиххраненияподлежатгосударственномуучету.

Учетархивныхдокументов–установлениеколичестваисоста­ваархивныхдокументоввединицахучетаификсацияпринад­лежностикаждойединицыучетакопределенномукомплексуиоб­щемуихколичествувучетныхдокументах.

ВРоссииосуществляется централизованныйгосударственныйучет документовАрхивногофондаРФвмасштабевсейстра­ны, основанныйнаналичииворганахуправленияархивнымделомсведенийоколичестве, составеархивныхфондовико­личествеединицхранения.

ДержателидокументовгосударственнойчастиАрхивногофон­даРФнесутответственностьзаполноту, достоверность, соб­людениесроковпредставлениясведенийпоучетудокументов, находящихсявгосударственныхиведомственныхархивах, го­сударственныхмузеяхибиблиотеках. Собственникидокумен­товнегосударственнойчастиАрхивногофондаРФпредстав­ляютсведенияосвоихфондахидокументахсцельюихгосу­дарственногоучетапозапросаморгановиучрежденийРосархива. Восновегосударственногоцентрализованногоучетана­ходитсяутвержденный11.03.97 РосархивомРегламентгосу­дарственногоучетадокументовАрхивногофондаРФ.

Основойучетаархивныхдокументовявляетсяединаясистемарегистрацииархивныхфондовиединицхранения.

Средствоучета–присвоениеархивныхшифровединицамхранения.

Проведениеучетаоснованонапринципахцентрализации, унификации, динамичности, полнотыидостоверности.13. Режимразмещенияихранениядокументоввархивохранилище.

Первичнымидокументамиучетаявляютсяучетныедокументыархива–комплексдокументовустановленнойформы, фикси­рующихпоступление, выбытие, количество, состав, состояниеархивныхдокументов. Внихучитываютсяотдельныедокумен­ты, единицыхранения, фонды.

Обобщенныеданныеежегоднок1 январяпоступаютвРосар­хив, вкоторомидетучетпоархивамивсемуАрхивномуфон­дуРФ.

Учетуподлежатвсехранящиесявархивефондыиединицыхранения. Учетпроизводитсяпутемприсвоенияединицамхраненияучетныхномеров, являющихсячастьюархивныхшифров. Ар­хивныйшифрвключаетномераархивногофонда, описи, еди­ницыхранения, указываемыезааббревиатуройархива.

Учетдокументовдоипосле1917 годаведетсяраздельно. Доку­ментыифондыпосле1917 годаимеютиндексРиномерфон­да. Учетныедокументыдоипосле1917 годаведутсяссамо­стоятельнойпорядковойнумерациейфондов. ПривключениивгосархивбывшихпартийныхархивовихфондыотмечаютсяиндексомПипорядковымномеромфонда. Перенумерацияфондовпроизводитсявкрайнихслучаяхсразрешениявыше­стоящихархивныхорганов. Одинразполученныйномерфон­даостаетсязанимнавсегдаинеиспользуетсяповторнодажевслучаевыбытияфонда.