Учет расчетов с подотчётными лицами

Подотчетными лицами являются работники страховой ор­ганизации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хо­зяйственные и командировочные расходы. В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Бела­русь выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий по расходным кассовым ордерам в следующих случаях:

1. На предстоящие операционные и административно-хо­зяйственные расходы на сроки, определяемые руководителем предприятия:

§ не более трех рабочих дней — на расходы, производимые в
месте нахождения предприятия;

§ не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые
вне места расположения предприятия;

§ до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера
одной базовой величины.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предсто­ящие расходы для осуществления расчетов с предприятиями в размерах, определяемых руководителем, но не более предельно­го размера расчетов наличными деньгами между предприятия­ми. Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспе­чении работников авансом. В исключительных случаях по реше­нию руководителя допускается использование личных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чеко­вой книжки, наличные деньги и др.) физических лиц в интере­сах предприятия, на что оно должно получить разрешение об­служивающего банка.

Документами, подтверждающими расходы по приобрете­нию (поступлению, выполнению, изготовлению) продукции (товаров, работ, услуг), являются: квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходные доку­менты, утвержденные уполномоченными государственными ор­ганами. Возмещение средств, использованных физическими лицами в интересах предприятия, производится в установлен­ной законодательством республики очередности платежей.

2. На расходы, связанные со служебными командировками, наниматель обязан выдать денежный аванс командированному работнику не позже, чем за день до отъезда, в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служеб­ной командировки и обратно, расходов по найму жилого поме­щения и суточных.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Направление работников в служебную ко­мандировку оформляется приказом с выдачей командировоч­ного удостоверения. Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальном журнале.

Командированному работнику возмещаются расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно (к месту постоянной работы) в размере стоимости, указанной в представленных подлинных проездных документах, а также расходы по бронированию билетов.

2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости, указанной в подлинных опла­ченных счетах или квитанциях, подтверждающих фактически понесенные расходы.

3) за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов — суточные в размерах, установленных Министерством финансов.

Стоимость завтрака включенного в счет стоимости номера (места) в гостинице, где проживает командированный работник, не возмещается.

4) по междугородним телефонным переговорам, если они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтвержде­нием необходимости этих переговоров.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обяза­ны не позднее трех рабочих дней по возращении из служебной командировки представить в бухгалтерию страховой организации авансовый отчет об израсходованных суммах. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств. В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие, подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

§ командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командировки. Отметки о дне прибытия и выбытия заверяются печатью (штампом) с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц.

§ проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

§ оплаченные счета, квитанции или другие документы, под­тверждающие фактические расходы по найму жилого помеще­ния и иные расходы;

§ отчет о проделанной работе.

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу другим, запрещается.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной ва­люте, учитываются одновременно в иностранной валюте и в рублевом эквиваленте, пересчитанном по курсу Национального банка на день совершения операции.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными ли­цами".

Таблица 3.