Вопрос №1. Создание страхового фонда и фонда пользования.

Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов Архивного фонда Российской Федерации, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается:

- одновременно с созданием страхового фонда;

- целевым порядком на наиболее используемые документы;

- в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации их использования.

Очередность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними. Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново. Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории.

Типы страховых копий документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм) 1 - го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.

Комплект и состав фонда пользования

Фонд пользования, изготовленный в результате работ по страховому копированию документов, создается в обязательном комплекте.

Обязательный комплект фонда пользования включает:

- для документов на бумажной основе - одна микроформа 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленная с негативной микроформы 1-го поколения, и одна микроформа 3-го поколения, изготовленная с микроформы 2-го поколения;

- для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

- для кинодокументов - одна позитивная совмещенная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в формате Betacam;

- для фонодокументов - одна копия на магнитной ленте шириной 6,25 мм;

- для видеодокументов - одна копия в формате VHS.

Порядок включения в фонд пользования копий документов, созданных в процессе других видов работ, определяется архивом.В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок документов. Проверка наличия и состояния и технический контроль страхового фонда и фонда пользования. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков. Изготовитель страховых копий должен гарантировать соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.

Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копии страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами). При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально - техническое состояние копий.

Практическое задание. Составить опись документов личного дела.

Внутренняя опись

личного дела

Менеджера по продажам ООО «Эксперт-С»

Иванова В.Н.

Итого 5 (пять) Документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи 1 (один)

(цифрами и прописью)