Создание и настройка отчетов

 

Цель работы

 

Изучить среду проектирования баз данных в MS Access;

 

Создать отчеты для печати;

 

Ознакомиться со всеми типами отчетов;

Подготовить отчет по результатам лабораторной работы.

 

В MS Access входит несколько средств для создания отчетов: Автоотчет; Мастер отчетов (для создания отчетов, основанных на одной или нескольких-

 

таблицах);

 

Мастер почтовых наклеек;

Мастер диаграмм;

Конструктор отчетов.

 

Автоотчет

 

Автоотчет ( AutoReport )— это наиболее простое средствоAccessдлясоздания отчета на основе таблицы или запроса. Это средство работает быстрее, чем мастер. Все что необходимо сделать для создания отчета с помощью этого средства указать имя таблицы или запроса и при желании выбрать тип Автоотчета: ленточный или в столбец. Access включает в отчет все поля базовой таблицы или запроса,

 

 

Автоотчет в столбец

 

Автоотчет в столбец ( Columnar AutoReport ) отображает записи изтаблицы и запроса и располагает эти записи по столбцам.

 

Создание Автоотчета в столбец с применением последнего использованного стиля

 

При создании Автоотчета с помощью диалогового окна Новый отчет (New Report) ему назначается стиль, который назначался при последнем запуске Мастера отчетов или при последнем использовании Автоформата. Если ни одного из этих средств создания отчетов еще не было задействовано, Автоотчету назначается стиль Обычный (Normal).

 

Чтобы создать Автоотчет с применением последнего использованного стиля, выполните следующие действия.

Щелкните на кнопке Отчет (Reports) в главном меню Создание.

 

Когда вы закроете окно отчета, в ответ на предложение сохранить изменения щелкните на кнопке Да (Yes) и задайте имя для нового отчета.

 

Ленточный автоотчет

 

Ленточный автоотчет ( Tabular Auto Report ) отображает записи в видетаблицы. При таком оформлении каждое поле базовой таблицы или запроса представлено отдельным столбцом, а каждая запись — отдельной строкой. В результате данные отображаются точно так же, как в таблице или запросе в режиме

 

 

Для создания ленточного Автоотчета выполните следующие действия.

 

Выделите нужную таблицу.

В главном меню выберите Создание и щелкните на кнопке Отчет (Report) Щелкните дважды на пункте Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

 

Когда вы закроете окно отчета, в ответ на предложение сохранить изменения щелкните на кнопке Да (Yes) и задайте имя для нового отчета.

 

Варианты отчетов:

 

Отчет по таблице Employee

 

Отчет по таблице Project

 

 

Для создания отчета собственными силами: в главном меню выбираем Создание ÆМастер отчетовÆоткрывается окно, представленное на рисунке ниже:

 

Из раскрывающегося списка таблиц или запросов выбираем таблицу или запрос и выбираем поля, которые будут отражены в отчете

 

Следующий шаг – выбираем сортировать ли строки отчета и метод сортировки.

 

 

Последний шаг выбираем форму макета для отчета:

 

 

Построим отчет, сформированный из двух таблиц: Запрос: «Какие сотрудники работают в отделах, с указанием их зарплат, начальников отделов и номеров отделов»:

 

Можно дополнительно форматировать отчет, добавив число строк отчета Можно выполнить группировку по заданному показателю (в нашем случае

по идентификатору отдела deptid):

 

Итоговый отчет с группировкой данных:

 

Открываем Мастер отчетов, выбираем поля deptid и salary, группируем по полю deptid, вычисляем средние зарплаты по номерам отделов. Далее в следующем окне нажимаем кнопку Итоги

 

 

И выбираем AVG (среднее) и только Итоги:

 

Получаем отчет:

 

Представлен вариант отчета, составленного из двух таблиц с подсчетом количества записей в поле группировки.

 

Возможно создание отчета с параметром. Он создается на основе запроса с параметром.

 

Таким образом в лабораторной работе построены основные типы отчетов в MS Access.

 

Варианты лабораторной работы:

 

Подготовить отчеты для баз данных, созданных в первой лабораторной работе.

 

Отчет

 

Отчет по лабораторной работе должен содержать:

Вариант задания

 

Краткое описание выполненной работы.

Окна Конструкторов, использованных в работе. Последовательность шагов при создании отчетов Примеры подготовленных отчетов

 

Контрольные вопросы

 

Какова последовательность проектирования отчета?

Какие основные компоненты отчета?

 

Как меняется формат отчета?