Регистрация, учет, обеспечение подразделений и хранение руководства по качеству и стандартов ТулГУ

9.1 Учет и хранение утвержденных подлинников стандартов СМК и изменений к ним осуществляет ОМКОД. Документация СМК должна храниться в условиях, предотвращающих ее порчу, уничтожение, должна быть легко находима.

9.2. Утвержденные подлинники положений университетского уровня хранятся у их разработчиков. В отделе менеджмента качества хранится электронная копия положений.

9.3 Электронная версия документов и перечень действующей документации СМК размещается на сайте ТулГУ http://www.tsu.tula.ru/docs/smk/details/ в сроки, установленные приказом ректора.

9.4 В приказе указывается адрес Интернет - сайта, на котором размещены новые версии стандартов и изменения к ним.

9.5 Доступ к документам СМК могут иметь все пользователи внутренней сети вуза. При внесении изменений или выпуске новой редакции документов СМК, пользователи автоматически получают доступ к последней редакции, а предыдущая редакция становится недоступной.

9.6 СТ ТулГУ отменяются при выходе их новых изданий. Отмена СТ ТулГУ производится ректором университета в форме приказа. Номер издания документа СМК указывается в колонтитуле документа, аналогичного настоящему стандарту.

9.7 Копии (если они имеются в СП в электронном или в бумажном виде) отмененных СТ ТулГУ изымаются с рабочих мест и уничтожаются ответственными за делопроизводство в СП.

9.8 Электронные копии первых экземпляров отмененных документов СМК с утверждающими и согласующими подписями и печатями хранятся в ОМКОД постоянно.

Внесение изменений в руководство по качеству и стандарты ТулГУ

10.1 Изменения к документации СМК разрабатывает и оформляет РГ. Разработка нового издания также относится к изменениям.

10.2 Порядок оформления изменений к СТ ТулГУ и взаимодействие должностных лиц и структурных подразделений при внесении изменений аналогичен разработке СТ ТулГУ и представлен в табл.3.

10.3 Последние изменения в электронной версии стандартов выделяются шрифтом красного цвета.

Дополнительно после листа с предисловием размещается информация об изменениях по форме приложения 8.

10.4 Последние изменения в бумажном подлиннике фиксируются:

- в листе изменений;

- заменой листов с внесенными изменениями;

- дополнительными листами с указанием изменений.

10.5 Изменение в бумажном подлиннике осуществляется начальником ОМКОД, либо лицом, которому начальник ОМКОД делегировал данные полномочия.

10.6 Изъятые страницы из подлинников утративших силу СТ ТулГУ и утратившие силу бумажные подлинники СТ ТулГУ уничтожаются без оформления.

10.7 Устаревшие документы на бумажных носителях, оставленные для каких – либо целей идентифицируются надписью «Для справок», указывающей на изъятие документа из обращения или на то, что документ отменен или заменен.

10.8 Внесение изменений в бумажные копии документов СМК (если таковые имеются) на рабочих местах осуществляет ответственный за делопроизводство в подразделении, который изымает из документа необходимые страницы и вместо них вставляет новые, изъятые страницы перечеркивает и уничтожает их без оформления.

Проверка документации СМК

11.1 Проверка документации СМК осуществляется при проведении внутреннего аудита в соответствии со СТ ТулГУ 8.2.2.

Результаты аудита обобщаются начальником ОМКОД и представляются ПРМК.

11.2 При проверке документации подтверждается ее соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008. При этом проверяется:

- соответствие обозначений, структурного построения документа, названий требованиям нормативной документации;

- наличие подписей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих данный документ;

- наличие дат;

- использование точных и однозначных определений и понятий;

- правильное распределение выполнения деятельности, ответственности и полномочий;

- детальность описания процесса;

- соответствие деятельности установленным требованиям.

11.3 По результатам аудитов начальник ОМКОД составляет план пересмотра или внесения изменений в действующую документацию.

Ответственность

12.1 Ответственность за организацию управления документацией СМКнесет ПРМК.

12.2 Ответственность за разработку стандартов СМК ТулГУ и изменений к ним несет руководитель РГ.

12.3 Ответственность за размещение на сайте актуализированных стандартов СМК ТулГУ и изменениями к ним, а также за учет, хранение и изъятие утративших силу СТ ТулГУ несет начальник ОМКОД.

12.4 Ответственность за своевременное внесение изменений в учредительные документы ТулГУ, регистрацию изменений, хранение оригиналов учредительных документов ТулГУ несет начальник ЮУ.

12.5 Ответственность за учет, хранение и изъятие утративших силу документов СМК в подразделении несет руководитель подразделения.

12.6 Ответственность за ознакомление сотрудников СП с документацией СМК несет руководитель СП.

Приложение 1

(обязательное)