Работа 5. Создание форм для ввода данных

Общие сведения

Цель данной работы - научить пользователя работать с электронными формами, создавать формы разного вида, редактировать, выводить на печать введенную с помощью формы информацию.

Форма — это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные. Форма предназначена для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создать следующие виды форм:

§ формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используйте панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например “Да” и “Нет”. Это обычный документ, который не требует защиты при работе;

§ электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используйте панель инструментов Формы, а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению ее вида;

§ настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа. В состав формы могут входить:

§ произвольный текст;

§ графика (рисунки, диаграммы);

§ текстовые поля для ввода информации:

§ обычный текст

§ число

§ дата

§ текущая дата

§ текущее время

§ вычисляемое значение

§ списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

§ кнопка <Флажок>.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат.

К постоянной части формы относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления — заполнение, обрамление. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах <<Параметры текстового поля>>, <<Параметры со списком>>, <<Параметры флажка>>. Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню (табл.1).

Таблица 1. Параметры полей переменной части формы

Для полей, списков и флажков могут выполняться макрокоманды при входе и выходе курсора из этого элемента. Макрокоманды создаются предварительно.

В строке состояния или по клавише <F1> можно сделать индикацию справки по работе с элементами формы. Справка содержит произвольный текст, подготовленный разработчиком формы; максимальная длина текста справки — 255 символов.

Каждый элемент формы автоматически помечается закладкой. Закладка — это специальная пометка в документе, которая позволяет ссылаться на определенное место в документе или фрагмент текста по имени закладки. Такие ссылки могут использоваться для быстрого перемещения по тексту, в формулах, для перекрестных ссылок.

Элемент формы (поле) может иметь статус только для чтения на момент заполнения формы, это устанавливается при снятии отметки Разрешить изменение.

Данные заполненной формы могут сохраняться в двух вариантах:

· как обычный документ Word — команда Файл, Сохранить как с указанием имени документа (тип —.doc);

· как запись БД — команда Сервис, Параметры, вкладка Сохранение, установка Сохранять только данные для форм; команда Файл, Сохранить как с указанием имени документа (тип —.txt). Данные полей формы будут записаны через запятую в текстовом файле.

Для работы с полями документа используйте мышь или клавиши.