Инвентарная книга школьного музея

Основным юридическим документом учета, научного описания и охраны фондов школьного музея является инвентарная книга. Она может быть сделана самими школьниками из большой толстой тетради в прочном переплете. Книгу графят (по прилагаемому образцу), пришивают по корешку прочными нитками, листы нумеруют мягким простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа. Графы книги лучше располагать на двух страницах по ее развороту. В конце книги делается заверительная надпись о количестве листов в ней. Запись и прошивка книги скрепляются печатью учреждения образования, при котором работает музей.

В заголовочных данных на лицевой стороне обложки и на титульном листе кроме наименования самого документа («Инвентарная книга») необходимо отразить название школьного музея, его принадлежность к конкретному учреждению образования, адресные данные, дату начала внесения записей в книгу. После того как книга будет заполнена записями, на обложке или титульном листе указывается номер тома книги и инвентарные номера музейных предметов, зарегистрированных в ней (с № по №). Каждый новый том инвентарной книги должен начинаться с очередного номера, следующего за тем, под которым зарегистрирован последний музейный предмет в предыдущем томе.

Все записи в инвентарной книге делаются аккуратно, черными или фиолетовыми чернилами, исправления, которые допускаются только в крайнем случае, вносятся красными чернилами и удостоверяются записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея.

Музейные предметы принято регистрировать в инвентарной книге в день их поступления в фонды музея. Если в музейное собрание одновременно поступает большое количество памятников истории и культуры, которые не могут быть зарегистрированы в однодневный срок, то допускается увеличение этого срока до нескольких дней.

В графе 1 проставляются порядковые (инвентарные) номера поступивших в музей памятников истории и культуры. Каждому музейному предмету присваивается свой номер. Если в музейное собрание поступила коллекция, собранная экспедицией, то инвентарный номер присваивается только полевой описи на эту коллекцию, а каждый входящий в нее памятник получает дробный номер: в числителе номер полевой описи по инвентарной книге, а в знаменателе номер музейного предмета по полевой описи.

В графе 2 отмечается дата записи музейного предмета в инвентарную книгу.

В графе 3 отражается время и место обнаружения и получения памятника, кем и когда он передан в музейное собрание, при каких обстоятельствах найден участниками экспедиции или конкретным человеком. Под сопроводительными документами подразумеваются: акт приема-передачи, «легенда», тетрадь для записи воспоминаний и рассказов, тетрадь фотофиксаций и т.п.

В графе 4 дается описание внешних признаков и индивидуальных особенностей памятника, указывается автор, место и время его создания.

В графе 5 указывается количество экземпляров поступивших музейных предметов (если они совершенно одинаковы), а при поступлении документального памятника — и количество листов в нем, если их количество больше одного листа.

В графе 6 определяется материал, из которого или на котором изготовлен памятник (бумага, береста, ткань, дерево и т.д.), и способ изготовления (рукопись, машинопись, фотография, рисунок, чеканка и т.п.).

В графе 7 в школьных музеях указываются только размеры памятника, так как при выявлении предметов из драгоценных металлов и камней их необходимо передать государственным органам. Размеры указывается в линейных мерах, причем вначале указывается высота, затем ширина, потом толщина предмета. Например, при измерении книги вначале необходимо указать ее высоту по корешку, затем ширину по нижней кромке обложки, а потом ее толщину. Если памятник имеет малую толщину, которая не имеет принципиального значения, например фотография, то измеряется только высота и ширина этого памятника.

В графе 8, если памятник хорошо сохранился, пишется «В сохранности», если же он имеет повреждения, то они подробно описываются. Каждая запись в этой графе скрепляется подписью лица, проводившего описание памятника в инвентарной книге.

Графа 9 редко используется в школьных музеях, так как они, как правило, не приобретают памятники истории и культуры. Однако если музей находит возможность приобрести какой-либо памятник, то его стоимость указывается в акте приема и отмечается в данной графе. Во всех остальных случаях можно указывать «бесплатно». Не явится нарушением, если эта графа не будет включена в формуляр инвентарной книги школьного музея.

В графе 10 указывается, в какой фонд включен музейный предмет (в основной фонд — ОФ или научно-вспомогательный фонд — НВФ). Если в школьном музее используется коллекционный принцип систематизации и хранения памятников, то в этой графе указывается, в какую коллекцию вошел или поступил памятник, а в графе 11 в этом случае указывается номер или условное обозначение музейного предмета по коллекционной описи.

В графе 12 делаются карандашные отметки о временном изъятии музейных предметов из состава коллекции для использования на выставке, в экспозиции, при передаче на реставрацию или для изготовления копий. При этом указывается, кому, когда и с какой целью передан музейный предмет. Если музейный предмет передается на постоянное хранение в государственный музей или архив, то в этой графе чернилами (шариковой или гелевой ручкой) указывается учреждение, куда передан памятник, а также дата и номер акта передачи.