Контроль в системе управления: общая характеристика, виды и этапы контроля, эффективность контроля.

Контроль как функция менеджмента – это вид управленческой деятельности, целью которой является удержание организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

Выделяют три вида контроля:

- Предварительный контроль. Задачей предварительного контроля является проверка готовности организации к началу работы, причем некоторые аспекты контроля могут присутствовать среди других функций управления.

- Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и является элементом обратной связи.

- Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ, а в рамках заключительного контроля обратная связь используется уже после того, как работа выполнена.

Этапы контроля:

1. установление стандартов и критериев деятельности организации; 2. измерение и сопоставление фактически достигнутых к результатов с нормативными и анализ отклонений; 3. принятие необходимых корректирующих действий.

Эффективность контроля определяется следующими требованиями при его осуществлении:

- Объяснение персоналу сущности проводимого контроля как корректирующего процесса.

- Обеспечение гибкости контроля, т.е. выбор «стиля контроля», наилучшего приданных обстоятельствах, в целях избежания неточности и деспотичности и преодоления сопротивления людей.

- Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля таким образом, чтобы исключить использование непригодной информации.

- Обеспечение стратегического характера контроля, основанного на абсолютном контроле приоритетных направлений деятельности, даже если они с трудом поддаются измерениям, и специальном механизме контроля в областях, не имеющих стратегического значения.

- Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.

- Суммарные затраты на систему контроля не должны превосходить создаваемые ею преимущества, в противном случае организации следует отказаться от данной системы или осуществлять менее тщательный контроль.

Координация как функция управления: понятие, способы координации (взаимное согласование, прямой контроль, стандартизация выпуска и др.).

Координация – управленческая деятельность, обеспечивающая согласованное взаимодействие всех управленческих действий и функций, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Г. Минцберг выделяет шесть способов, посредством которых организации координируют свою деятельность:

- взаимное согласование, при котором контроль над процессом труда осуществляется самими работниками благодаря простому процессу неформальных коммуникаций.

- прямой контроль, предполагающий возложение на одного человека ответственности за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями (например, начальник бюро цен);

- стандартизация рабочих процессов, которая предполагает точное определение или программирование содержания труда, т.е. координация достигается еще до начала процесса труда (хирурги в операционной несмотря на уникальность каждой операции, знают кто и что должен делать).

- стандартизация выпуска, основанная на спецификации (определении) результатов труда, например, параметров изделий или норм выработки. В данному случае обеспечивается изначальная координация задач: например, в переплетном участке страницы, получаемые из одной типографии, должны соответствовать размеру обложек, доставляемых с другого предприятия;

- стандартизация навыков и знаний (квалификации), которая означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Стандартизация умений косвенно способствует тому, что стандартизация рабочих процессов или результатов труда достигается непосредственно: именно она контролирует и координирует целенаправленную совместную деятельность.

- стандартизация норм, которая предполагает, что все работники организации разделяют некий общий набор убеждений, на основе чего и осуществляется координация действий.