Создание стандартного отчета

Процесс создания отчета может включать в себя все или часть из приведенных ниже процедур:

– Определение окружения.

– Размещение объектов в отчете: текста, полей, линий, прямоугольников и рисунков.

– Группированные данные.

– Сохранение отчета.

– Просмотр созданного отчета в окне предварительного просмотра.

– Печать отчетов.

Ускорить размещение данных в отчете можно с помощью команды Quick Report (Быстрый отчет) из меню Report. Отчет, получаемый в результате выполнения этой команды, называется быстрым или стандартным отчетом. Это средство конструктора отчетов, которое автоматически помещает выбранные поля и надписи к ним в окно конструктора отчета. После этого можно модифицировать полученный отчет, изменив текст надписей, порядок расположения полей, добавить в отчет группирование данных, заголовок и т. д.

Для создания отчета с использованием команды Quick Report необходимо выполнить следующие действия:

1. Откройте базу данных проекта.

2. Откройте любым удобным для вас способом окно конструктора отчета.

3. Выберите в меню Report команду Quick Report.

4. В открывшемся диалоговом окне Open содержится список всех таблиц открытой в проекте базы данных (рис. 2). Выберите таблицу, для которой создается стандартный отчет, и нажмите кнопку ОК.

5. После выбора таблицы открывается окно Quick Report, в котором предлагаются команды расположения полей в отчете – В столбец или строку. Выберете один из предложенных вариантов:

· при нажатии левой кнопки поля будут размещены в полосе Detail (Детали) слева на право по всей страницы;

· при нажатии правой кнопки поля будут размещаться в полосе Detail (Детали) друг над другом.

Рис. 2. Окно выбора источника данных

Диалоговое окно Quick Report содержит флажки, описание которых приводится в табл. 3.

Таблица 3.

Флажки диалогового окна Quick Report

6. Если необходимо разместить в отчете все поля исходной таблицы, то этот шаг пропустите и сразу нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Quick Report. Для выбора полей, размещаемых в отчете, нажмите Fields (Поля). Откроется диалоговое окно Fields Picker (Выбор поля) (рис. 3). Выберите поля, которые необходимо поместить в отчет, используя для этого кнопку Move (Переместить). Если в отчет необходимо переместить все поля, воспользуйтесь кнопкой All (Все).

7. Если необходимо разместить в отчете все поля за исключением нескольких, сначала выберите все поля, а затем удалите лишнее, воспользовавшись кнопкой Remove (Удалить).

8. Завершив выбор полей, нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна Field Picker. Нажмите также кнопку ОК в окне Quick Report (Быстрый отчет). Теперь отчет содержит все необходимые поля. Кроме того, в полосе Page Footer (Нижний колонтитул) расположено поле с функцией DATE () и поле с системной переменной _PAGENO, указывающие дату и текущий номер страницы отчета соответственно.

Рис. 3. Диалоговое окно Field Picker

Фрагмент отчета, сформированного с помощью команды Quick Report представлен на рис.4.

Если текст и наименование полей в отчете отображаются некорректно, необходимо изменить шрифт этих объектов. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите все объекты отчетов, воспользовавшись командой Select All (Выбрать все) из меню Edit (Правка).
2. Откройте диалоговое окно Шрифт. Для этого в меню Format выберите команду Font (Шрифт).
3. Используя список Шрифт диалогового окна Шрифт, установите необходимый шрифт.
4. Задайте начертание, стиль, цвет и размер символа выделенных объектов.
5. Завершив установку параметров, нажмите кнопку ОК для закрытия диалогового окна.
6. Щелкните мышью в любом месте отчета вне выделенной области.

Рис. 4. Фрагмент отчета, созданного с помощью команды Quick Report