Хранение и защита записей по качеству

Хранение записей по качеству осуществляют должностные лица, ответственные за их создание. Срок хранения записей определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Хранение записей на бумажном носителе осуществляется в соответствии с действующим порядком ведения документации в подразделениях (см. № 05 – РИ «Порядок организации документооборота в подразделениях»).

Все записи, ведение которых осуществляется в электронном виде, должны сохраняться на сервере компании.

Записи, которые ведутся в электронном виде защищаются от несанкционированных изменений посредством ограничения доступа. Ответственным за определение прав доступа к данным, регистрируемым в электронном виде, является Уполномоченный по качеству.

Защита от потери данных на электронном носителе предусматривает еженедельное резервное копирование данных. Ответственным за резервное копирование данных является системный администратор.

Восстановление записей по качеству

Восстановление записей по качеству осуществляется в случае их утраты. Ответственным за восстановление записей является должностное лицо, ответственное за их создание.

Записи по качеству, хранящиеся на электронном носителе восстанавливаются из резервных копий. Ответственным за восстановление данных из резервных копий является системный администратор.

Изъятие из обращения записей по качеству

После окончания срока хранения записи изымаются ответственным за хранение и уничтожаются.

Записи в электронном виде перемещаются в электронный архив компании. Ответственным за архивирование данных является системный администратор.

Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.

 

Приложение 5.

Процедура № 03-ДП

"Управление несоответствующей продукцией "

 

Ответственный за актуализацию:	Менеджер по качеству
Версия документа:

Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для управления несоответствиями, возникающими в ходе выполнения консалтинговых проектов компании «....».

Область применения

Требования данной процедуры распространяются на должностных лиц дирекции консалтинга, административной дирекции, юридического отдела и руководство компании.

Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

№08 – ДП «Организация проекта».

Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Несоответствие - невыполнение требования (ИСО 9000:2005).

Применяемые сокращения:

Ген. Директор – генеральный директор

ДП – документированная процедура

СМК – система менеджмента качества

Условные обозначения:

 

		Действие
		Условие принятия решения
		Документ
		Организационная единица
		Разветвление/объединение операций процесса
		Связь

Описание процесса

Основные положения

Основной деятельностью компании «....» является предоставление консалтинговых услуг, поэтому в качестве несоответствующей продукции рассматриваются несоответствия по управлению консалтинговыми проектами.

Целью управления несоответствиями является - не допустить предоставление потребителям услуг, несоответствующих выдвигаемым требованиям.

Для обнаружения несоответствий осуществляются следующие работы:

— нормоконтроль документации проекта;

— еженедельные совещания по проекту;

— статусные совещания по проекту;

— аудит проекта;

— внутренний аудит СМК.

Возможные несоответствия в консалтинговых проектах компании «....» представлены в таблице.

Объект управления проекта	Виды несоответствий
Документация проекта	Несоответствия в оформлении
Ошибки в тексте документов
Несогласованность документов
Работы проекта	Ошибки в сроках работ
Ошибки в составе исполнителей
Ошибки в порядке привлечения ресурсов
Проектные решения	Несоответствие по качеству исполнения проектных решений
Несоответствия по объему работ в представленных решениях

 

Несоответствия в документации проекта должны фиксироваться в тексте документа. Если документ на бумажном носителе, то после внесения исправлений производится полная замена документа.

Несоответствия в работах проекта должны фиксироваться в протоколе еженедельных совещаний по проекту. При необходимости корректировки плана исполнения проекта менеджер проекта вносит изменения в план исполнения проекта.

Несоответствия в проектных решениях должны фиксироваться в протоколе статусных совещаний по проекту. При необходимости корректировки в составе и объемах работ проекта менеджер проекта готовит дополнительные соглашения к договору по проекту.