Порядок управления внешней документацией

Определите основные виды внешней документации. Установите, каков порядок управления внешней документацией, включая корреспонденцию. Определите, кем и какие записи ведутся при управлении внешней документацией, кто ответственен за управление внешней документацией. Например:

«6.9.1. Виды внешней документации. Внешняя документация подразделяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

К регистрируемой документации относится нормативная документация и входящая корреспонденция извне.

Нормативной документацией согласно стандартам Государственной системы стандартизации Республики Узбекистан являются:

ГОСТ - межгосударственный стандарт;

Oz DSt - государственный стандарт Узбекистана;

TSh (ТУ) - технические условия;

RH (РД) - руководящий документ;

Регистрируемая внешняя корреспонденция:

- письма, телеграммы, факсограммы;

- законодательная документация – Законы Республики Узбекистан, Указы Президента Республики Узбекистан, Постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан, лицензии на виды деятельности завода, инструкции, положения, рекомендации Решения других директивных документов. Форма записи регистрации входящей корреспонденции ПСК-1Ф7.

Нерегистрируемая документация:

- периодические издания – газеты, журналы.

6.9.2. Схема движения корреспонденции отражена в таблице 4.

Процесс управления внешней корреспонденцией осуществляет секретарь генерального директора завода согласно должностным инструкциям.

Внешняя документация поступает по почте, по факсу или доставляется нарочным. Прием корреспонденции осуществляет секретарь генерального директора завода.

Телефонограммы принимаются секретарем генерального директора завода.

Факсограммы поступают на факс завода, передаются секретарю генерального директора и оформляются в соответствии с установленным порядком.

Для наглядности демонстрации, движение корреспонденции можно отобразить в виде схемы, например:

	Таблица 4
	Этапы	Секретарь ГДЗ	ГДЗ	ГИЗ	Исполнитель (начальники отделов, руководители подразделений)	АХО	Записи
	Прием корреспонденции, проверка правильности доставки и наличия приложений			Для ГДЗ и ГИЗ
	Сортировка корреспонденции, Регистрация						ПСК-1 Ф7а
	Проставление на документе штампа с указанием входящего номера и даты поступления
	Регистрация						ПСК-1 Ф7
	Рассмотрение документа с указанием необходимой резолюции
	Регистрация резолюции в журнале и передача документа исполнителю в соответствии с резолюцией						ПСК-1 Ф7
	Исполнение документа
	Подготовка ответа (при необходимости)		нет		нет
	Представление на подпись		да	да
	Снятие с контроля*						ПСК-1 Ф7
	Регистрация исходящих документов и отправление ответа адресату						ПСК-1 Ф8
	подшивка документа в дело для хранения
	Передача корреспонденции руководителю подразделения или адресату

* Секретарь ГДЗ должен ежедневно контролировать исполнение резолюций ГДЗ и ГИЗ с уведомлением исполнителей.