Документирования управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к бланкам документов и требования к оформлению документов.

Каждая научная дисциплина имеет в своем арсенале значительное количество терминов. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные профессиональные термины, постоянно встречающиеся в работе с документами.

Документирование – это регламентированный процесс создания и оформления документа; по ГОСТу – «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние десятилетия параллельно с этим термином используется документационное обеспечение управления (ДОУ); использование последнего связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения; по ГОСТу – «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются: информационная; историческая; коммуникативная; культурная; правовая; социальная.

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

- государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

- унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

- отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).