Нормативы времени на выполнение определенных видов работ

При нормировании труда использовались дифференцированные (на операцию) и укрупненные (на всю работу) нормы. Дифференцированные нормы использовались для нормирования труда технических исполнителей, а укрупненные - для нормирова-ния труда специалистов. В настоящее время действуют следующие нормативные документы:

Развитие информационных и коммуникационных технологий, использование современных средств оргтехники, увеличение удельного веса организационных мероприятий и специфических бездокументных действий приводят к необходимости рассчитывать местные нормы време­ни на выполнение конкретного вида работы в отдельной организации.

Методика расчета норм основана на использовании метода фотографии рабочего дня.

Фотография рабочего дня проводилась в течение 5-7 дней стабиль­ного периода работы. Во время наблюдения ежедневно, последовательно, поминутно фиксирова-лись в специальной форме -листе наблюдения виды деятельно­сти (элементы рабо-ты), выполняемой работником с начала до фактичес­кого окончания рабочего дня, с указанием времени начала и окончания каждой операции (таблица 3.1 приложения №9).

На основе анализа и обобщения данных, зафиксированных в лис­тах наблюдения, фотографии рабочего дня за исследуемый период: выявлены элементы работы (действия, операции), фактически вы­полняемые работником, в т.ч. те, которые не входят в должностные обязанности и не соответствуют функциям структурного подразде­ления; рассчитано количество времени (в процентах от общего вре­мени), исполь-зованное для выполнения операций, соответству­ющих и не соответствующих функциям структурного подразде­ления; определен суммарный объем конкретного вида (элемента) работы, выполняемой за изучаемый период;

- определено суммарное количество времени, затраченное на выполнение суммарного объема конкретного вида (элемента) ра­боты.

На основе полученных данных производился расчет численности ра­ботников, осуществляемый в несколько этапов (приложение №10). Расчет показал - фактическая численность работников секретариата (4 человека) соответствует расчетной численности (4,43 человека) [14, 15, 40].

Определение должностного состава и распределение должностных

Обязанностей

Определение должностного состава и распределение должностных обязанностей работников секретариата проведено на основе рас­считанной явочной численности работников и с учетом требований Ква­лификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 (в редакции от 21.01.2000 №7, 04.08.2000 №57, 20.04.2001 №35, от 31.05.2002 №38, 20.06.2002 №44) [8, 16]. В основу построения справочника положен долж­ностной признак: должностные обязанности обусловливают наименова­ние должности и определяют требования к квалификации работников. Квалификационный справочник выделяет три категории служащих: ру­ководителей, специалистов и других служащих (технических исполни­телей). С учетом функций, возложенных на секретариат, и при условии выполнения функций по документационному обеспечению управления в полном объеме, а также в соответствии с Квалификационным справоч­ником должностной состав работников представлен следующим образом:

Должностное наименование «старший» применяется в том случае, когда работ-ник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных за­нимаемой должностью, осуществляет руководство подчиненными или руководит самостоятельным участком работы. Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квали­фикации».

Должностные функции и обязанности работников секретариата, состав которых утвержден в соответствии со штатным расписанием, установлены в организационно-распорядительном документе типовой должностной инструкции, их краткое содержание изложено в таблице 4.1 приложения №11.

Главная цель должностных инструкций заключается в регламентации профессиональной деятельности отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования отдельными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные тре­бования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным зна­ниям.

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника делопроизводственной службы, а также яв­ляется основанием для применения объективных мер административного воздействия в случае неисполнения или некачественного исполнения функ­ций и должностных обязанностей, закрепленных за работником в должност­ной инструкции [33].