Глава 5 Система управления персоналом Префектуры Старопромысловского района г. Грозного

 

Префектура района реализует свои полномочия под руководством и контролем префекта района.

Структура префектуры, а также перечень должностей префектуры утверждаются префектом района в пределах бюджетных средств, выделенных на их содержание.

Префект района руководит деятельностью префектуры на принципах единоначалия и несет ответственность за осуществление её полномочий согласно Положению о префектуре района.

Заместители префекта выполняют функции в соответствии с распределением обязанностей, установленных префектом района.

Документ с резолюцией префекта района, либо подписанное им распоряжение, через отдел делопроизводства и организационной работы доводится до сведения кураторов и исполнителей. Каждый куратор, указанный в резолюции, получает свой экземпляр.

Кураторы определяют ответственных исполнителей, сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления итоговой информации, в обязательном порядке передают документы помощнику (лицу, ответственному за контроль) для организации исполнения документа и контроля за его исполнением.

По результатам исполнения документа помощники (лица, ответственные за контроль) готовят итоговую информацию об исполнении документа для куратора. Куратор определяет фактическое исполнение документа и определяет необходимость дальнейшей работы по реализации данного документа или снимает его с контроля.

Отдел делопроизводства и организационной работы проводит анализ представленной информации и периодическую проверку фактического исполнения документов, о чем информирует префекта.

Отдел делопроизводства и организационной работы также информирует префекта о неисполнении или неоднократном продлении сроков реализации документа.

Если в резолюции указано более одного исполнителя (куратора) и ответ требует обобщения материала об исполнении, то это обобщение делает исполнитель (куратор), фамилия которого указана первой в резолюции.

Информация об исполнении документа направляется в государственные органы власти и управления за подписью префекта района или другого лица по его поручению.

По документам, в которых отсутствуют конкретные сроки исполнения и которые рассчитаны на длительное действие, сроки промежуточного и итогового контроля определяются отделом делопроизводства и организационной работы и куратором вопроса, информация о ходе исполнения в вышестоящий орган предоставляется по запросу этого органа.

Изменение сроков исполнения документа производит по представлению куратора только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению. О новом сроке исполнения документа отдел делопроизводства и организационной работы информируется незамедлительно.

Снятие с контроля распоряжений префекта осуществляет куратор на основании информации исполнителей о выполнении всех пунктов документа.

Документы, снятые с контроля, не прекращают своего действия. После исполнения документа контрольное дело хранится в отделе делопроизводства и организационной работы и сдается в архив в установленном порядке.

Особо важные документы по личному указанию префекта района контролируются начальником отдела делопроизводства и организационной работы.

Поручения префекта района в письменной форме контролируются отделом делопроизводства и организационной работы префектуры района.

Поручения префекта, данные на расширенном плановом совещании с заместителями префекта района и руководителями структурных подразделений, контролируются в соответствии с оформляемым отделом делопроизводства и организационной работы протоколом совещания помощником префекта района.

Функциональные обязанности по контролю:

Отделы, курируемые заместителями префекта района:

- осуществляют организацию контроля за исполняемыми документами, - напоминают исполнителям о приближении контрольных сроков,

- запрашивают и получают от исполнителей информацию, справки, отчеты в соответствии с установленными заданиями;

- информируют куратора о ходе исполнения документа;

- ведут контрольные дела;

Руководители подразделений определяют из числа ответственных работников исполнителя (лицо, ответственное за контроль), который обеспечивает контроль, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе и результатах исполнения документа, а также снятие его с контроля;

Отдел делопроизводства и организационной работы на основании резолюции префекта района

- следит за своевременным и правильным оформлением документов на контроле;

- контролирует прохождение документов, состояние исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю, ведет предупредительный контроль;

- готовит информацию о состоянии контроля и исполнения документов;

- запрашивает от отделов префектуры района материалы, необходимые для анализа выполнения контролируемых документов;

- осуществляет выборочный контроль фактического исполнения контролируемых документов;

- проводит проверки организации контроля и исполнения документов в отделах, и службах префектуры района.

- обобщает результаты работы по контролю и исполнению документов и представляет предложения по осуществлению мер, обеспечивающих безусловное и качественное исполнение руководящих документов;

- осуществляет методическое руководство по организации контроля за исполнением документов в префектуре района, её отделах и службах.

В соответствии с распределением обязанностей между заместителями префекта района ими разрабатываются должностные обязанности, утверждаемые префектом района.

В случае временного отсутствия префекта района его обязанности выполняет первый заместитель префекта, а в случае отсутствия первого заместителя – один из заместителей префекта района.

Структурные подразделения префектуры действуют на основе Положений, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых префектом района в месячный срок со дня их образования.

На время отсутствия одного из заместителей префекта района его обязанности, как правило, возлагаются на другого заместителя префекта по распоряжению префекта района.

Руководители структурных подразделений в месячный срок с момента образования разрабатывают и утверждают должностной регламент каждого сотрудника префектуры.

Работу по совершенствованию деятельности сотрудников префектуры, соблюдению трудовой дисциплины, созданию необходимых условий работы координирует начальник отдела делопроизводства и организационной работы префектуры.

Таблица 3.

Кадровый состав Префектуры Старопромысловского района

Должность	Количество работников (жен)	Количество работников (муж)
Префект
Заместители префекта
Руководители отделов
Советники, консультанты
Ведущие специалисты
Главные специалисты
Специалисты первой категории

 

Большинство работников префектуры – более 70 % имеют высшее образование, 17% - учатся в высших учебных заведениях, и только 8,9 % - среднее специальное.

60 % специалистов работают свыше 10 лет

 

Таблица 4.

Анализ работников управы по стажу работы и уровню образования

Работники, имеющие стаж	Образование	Итого
высшее	высшее неоконченное	среднее специальное
чел.	в % к общей численности	чел.	в % к общей численности	чел.	в % к общей численности	чел.	в % к общей численности
Свыше 10 лет
От 5 до 10 лет		8,89		6,67		2,22		17,78
Менее 5 лет		4,4		11,11		6,67		22,2
Итого		73,33		17,78		8,89

 

Можно сказать, что квалификационный уровень руководителей и специалистов достаточно высок. Кадровый состав постоянен, текучесть кадров – низкая.