Образец-схема делового письма.

1) эмблема

2) наименование организации

3) почтовый и телеграфный адрес

4) номер телефона

5) номер телекса, номер абонентского телеграфа

7) индекс документа 8) дата

6) адресат 9) ссылка на индекс и дата входящего документа

10) заголовок к тексту

11) текст

(Формула вежливости) 12) подпись

13) отметка о наличии приложения

14) отметка о направлении копии в другие адреса

Контрольные вопросы

1. Дайте определение заявления. Какова его структура?

2. Дайте определение доверенности. Какова еѐ структура?

3. Дайте определение объяснительной записки. Какова еѐ структура?

4. Перечислите известные типы деловых писем.

5. Перечислите основные реквизиты делового письма.

Тестовые задания

1. По виду оформления различают:

а) внешние и внутренние документы; б) простые и сложные документы;

в) подлинники, копии, дубликаты и выписки;

г) организационные, распорядительные и информационно-спра- вочные документы.

2. При подписании и выполнении контракта используют: а) циркулярные письма;

б) коммерческие письма;

в) многоаспектные письма;

г) нерегламентированные письма.

3. Деловое письмо должно включать следующие части:

а) реквизиты адресанта, реквизиты адресата, резолюцию ру- ководителя, заголовочную часть, текст письма;

б) герб РФ, реквизиты адресата, резолюцию руководителя, текст письма, подписи составителей;

в) реквизиты отправителя и получателя, резолюцию руково- дителя, заголовочную часть, подписи составителей;

г) реквизиты адресанта и адресата, резолюцию руководителя, заголовочную часть, текст письма, подписи составителей.

Контрольные задания

Вариант I

1. Отредактируйте текст заявления.

Заведующему поликлиники № 5 от водителя Петрова Е. Н.

Заявление

Уважаемый заведующий поликлиникой! Прошу освободить меня от работы на ближайшие два дня. Я не могу выйти на работу по семейным проблемам.

С уважением Е. Н. Петров

2. Укажите, какой тип документа вы будете использовать в следующих случаях: вам нужно сдать зачѐт раньше официально назначенного срока; ваши родственники просят вас помочь им в покупке дачи.

3. Прочитайте ситуации деловой коммуникации. Выберите, какой из типов письма необходим в каждой из этих ситуаций.

Какое письмо направит вам деловой партнер, если вы не под- твердили получение его письма?

В университете планируют провести научную конференцию на тему «Компьютерное моделирование». Какие письма рассылает оргкомитет?

4. Составьте и напишите деловому партнеру письмо- благодарность. Основа такого письма может быть следующей:

«Благодарим Вас за приглашение участвовать в работе Вашего се- минара, а также за присланную Вами программу …».

Вариант II

1. Отредактируйте текст доверенности.

Доверенность

Я, Андреева С. А., доверяю моему мужу Андрееву И. Г. полу- чить мою зарплату за ноябрь 2010 г. В связи с тем, что нахожусь в больнице.

2 декабря 2010 г. С. А. Андреева

2. Укажите, какой тип документа вы будете использовать в следующих случаях: вы опоздали на работу; вы получили медиа- проектор для проведения семинара.

3. Прочитайте ситуации деловой коммуникации. Выберите, какой из типов письма необходим в каждой из этих ситуаций.

Вашему предприятию необходимо получить каталог офисной оргтехники. Какое письмо следует направить в соответствующую торговую фирму?

Вы получили письмо от вашего делового партнера. Какое письмо обязательно следует направить партнеру в соответствии с правилами делового этикета?

4. Составьте и напишите деловому партнеру письмо-напоми- нание. Ключевым словом в тексте такого письма будет глагол «на- поминать». Текст письма можно начать с фразы «Напоминаем Вам, что до выставки остается 2 недели (1 месяц, 5 дней). Просим по каналам быстрой связи ещѐ раз подтвердить Ваше участие».

Вариант III

1. Отредактируйте текст.

Гостиница «Приют» Директору Петрову И. П.

Иван Петрович!

Вы обещали нам 30 номеров во вверенной вам гостинице для участников нашего семинара специалистов социальной сферы на тему «Перспективы развития сервиса в России».

Как вы знаете, семинар состоится с 10 по 12 мая, а до сих пор нет подтверждения, как договаривались, а предоплату мы уже сделали.

Прошу согласно договора срочно подтвердить наши места и сообщить, какие именно.

Директор А. И. Ивочкин Главбух А. В. Кочкина

2. Укажите, какой тип документа вы будете использовать в следующих случаях: вы не пришли на экзамен; вы не получили стипендию и разрешаете получить еѐ другому человеку.

3. Прочитайте ситуации деловой коммуникации. Выберите, какой из типов письма необходим в каждой из этих ситуаций.

Предприятие отправляет партию телевизоров. Какие письма обязательно прилагаются к ней?

На вашем предприятии сломался недавно приобретенный де- ревообрабатывающий станок. Какое письмо нужно направить на предприятие-изготовитель?

4. Составьте и напишите деловому партнеру письмо-пригла- шение. Текст письма может начинаться так: «Приглашаем Вас при- нять участие в работе выставки…». Далее следует указать время и место проведения, программу мероприятия приложить к письму.