Добавление данных в документ

Добавлять сметы или акты в сводку затрат можно двумя способами. Первый способ предполагает, что смета или акт в электронном виде отсутствует. Тогда как второй способ позволяет использовать сметы и акты в электронном виде для автосоставления.

В случае, если смета или акт в электронном виде отсутствует, можно добавить в документ строку и ввести стоимостные показатели в ручном режиме с клавиатуры. Для этого необходимо нажать кнопку Позиция в группе команд Вставка новой строки на вкладке Вставка.

Синхронизация итоговых значений в строке

При вводе стоимостных показателей в ручном режиме предусмотрена возможность автоматического расчёта (синхронизации) итоговых значений.

Режим синхронизации итоговых значений можно настраивать индивидуально для каждой строки в документе.

Если синхронизация включена, то в этом случае автоматически рассчитываются следующие итоговые значения в документе.

Графа 1: Прямые затраты = Основная зарплата + Эксплуатация машин + Материалы + Оборудование

Графа 2: Итого СМР = Прямые затраты + НР + СП

Графа 3: Итого = Итого СМР + ЛЗ + Дополнительные затраты

Графа 4: Всего = Итого + Налоги

Графа 5: ФОТ = Основная зарплата + Зарплата машинистов

При необходимости можно отключить синхронизацию итоговых значений, в этом случае станет возможным их ввод в ручном режиме. Следует обратить внимание, что при включении синхронизации итоговые значения, которые были введены ранее, заменяются расчётными значениями в соответствии с вышеописанными формулами. Возможность синхронизации итоговых значений предусмотрена только для строк, которые добавлены в ручном режиме, то есть не имеют ссылок на исходные файлы.

Значения в колонках в том числе поставка Заказчика не участвуют в вычислении итоговых значений.

Типы добавляемых смет

По умолчанию при добавлении строки в ручном режиме в сводку затрат добавляется смета типа Локальная смета. Если требуется изменить тип добавленной сметы, необходимо щелчком правой кнопки мыши на строке открыть контекстное меню и выбрать там нужный тип.

Для более удобной работы в сводке затрат для каждого типа сметы предусмотрен соответствующий значок, который выводится в начале строки.

Вставка вложенных смет

Для объектных смет и сводных сметных расчётов в сводке затрат предусмотрена возможность добавления внутрь них вложенных смет. Тогда стоимость для такой строки будет вычисляться как сумма смет, которые в неё вложены. Для добавления вложенной сметы внутрь объектной сметы или сводного сметного расчёта предусмотрена кнопка Вложенная позиция в группе команд Вставка строки в позицию на вкладке Вставка.

По умолчанию вложенная смета добавляется с типом Локальная смета. Если необходимо изменить её тип, это делается соответствующей командой контекстного меню. Для вложенных смет есть одно ограничение: вложенными могут быть любые сметы кроме сводного сметного расчёта (ССР), то есть сводную смету нельзя никуда вложить.

Добавление и удаление актов

Для действий с актами выполненных работ в сводке затрат предусмотрен отдельный режим отображения Учет выполнения по сметам. При работе в этом режиме становится доступной кнопка для добавления актов, появляются колонки с датой составления акта и датами отчётного периода.

Акты можно добавлять только внутрь локальных смет. При этом не имеет значения, каким образом добавлена сама локальная смета: в ручном режиме или она имеет ссылку на исходный файл (связанный документ). Все акты по связанной локальной смете добавляются автоматически при добавлении этой сметы в документ. А для добавления акта в локальную смету в ручном режиме предусмотрена кнопка Акт в группе команд Вставка строки в позицию на вкладке Вставка.

Для акта выполненных работ помимо стоимостных показателей необходимо дополнительно ввести его номер, наименование, дату составления, а также даты отчётного периода.

Для удаления акта предусмотрена команда Удалить на вкладке Главная, либо можно использовать клавишу Del на клавиатуре. Нельзя удалить акты, которые присутствуют внутри связанной локальной сметы – такие акты можно лишь сделать неактивными. Только в этом случае они будут игнорироваться в расчётах.

Добавление связанных смет

Если смета имеется в электронном виде в формате ПК «ГРАНД-Смета», то при её добавлении в сводку затрат все стоимостные показатели будут перенесены в автоматическом режиме. При этом, если в составе локальных смет есть акты выполненных работ, то они тоже автоматически будут добавлены в сводку затрат.

Для добавления отдельных файлов предусмотрены команды Добавить связанный документ и Автосоставление на вкладке Данные.

Команда Добавить связанный документ имеет дополнительное меню, в котором есть команда Вложить связанный документ. Отличие её от основной команды Добавить связанный документ состоит в том, что в этом случае добавляется вложенная смета внутрь объектной сметы или сводного сметного расчёта, которые ранее были добавлены в сводку затрат в ручном режиме.

При добавлении в сводку затрат файлов с объектными сметами (ОС) или файлов со сводными сметными расчётами (ССР), в документ добавляется также информация о входящих внутрь них связанных локальных сметах. Если локальные сметы доступны по указанному для них пути, то в сводку затрат добавляются все данные о стоимости смет и актов выполненных работ. А если ОС или ССР были взяты вместе с локальными сметами с другого компьютера, то рекомендуется сначала восстановить связи с исходными файлами (команда Восстановить связь на вкладке Данные) и только потом добавлять их в сводку затрат. Восстановить связи можно и после добавления ОС или ССР в сводку затрат, но в этом случае после восстановления связей необходимо будет обновить данные, чтобы информация о стоимости смет и актов выполненных работ была перенесена в сводку затрат.

Обновление данных

Для обновления данных предусмотрена команда Обновить данные на вкладке Данные. По умолчанию при этом происходит обновление информации о стоимости сметы и актов выполненных работ. Обновление наименования сметы, её номера и способа расчёта не происходит. Если требуется обновить и эти данные, необходимо включить соответствующие опции в выпадающем меню команды Обновить данные.

Следует обратить внимание, что команда Обновить данные обновляет данные по всем сметам и актам в документе. Если требуется обновить информацию выборочно, необходимо сначала выделить строки, по которым требуется обновить данные, а затем выполнить команду Обновить выделенные данные из выпадающего меню команды Обновить данные.