Разновидности официально-делового стиля

Имеются два вида официально-делового стиля: официально-документальный стиль и обиходно-деловой. В первом обычно выделяют язык законодательных документов, которые связаны с деятельностью государственных органов, и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями. Обиходно-деловой стиль составляют две части: одна из них – переписка между учреждениями и организациями, а другая – частные деловые бумаги.

Язык законодательных документов – это лексика и фразеология различных кодексов, связанная не только с работой административных органов, но со служебной деятельностью граждан.

Язык законов является официальным языком, языком государственной власти, на котором она говорит с населением. Для языка закона требуется точность, недопустимость какой-либо двусмысленности, инотолкования. Главное, чтобы мысль выражалась конкретно. Другая важная черта – обобщенность выражения. Законодатель стремится избегать частностей и деталей.

Для языка законов характерны полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, т.к. закон обращается ко всем людям или группам людей, а не к конкретному отдельному человеку. Язык законов отдаляется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения. Стандартность, обобщенность и безличность языка законов не исключают, однако, его выразительности. Она заключается в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.

Языку дипломатии присуща «высокая» книжная лексика, которая используется для создания атмосферы торжественности и придания документу подчеркнутой значимости. В дипломатических материалах используются выражения, представляющие собой общепринятые формулы вежливости и выражения, связанные с этикетом. В языке дипломатии имеется своя система терминов (международные термины). Также существуют определённые формы начала и в особенности концовок дипломатических приемов. Личная нота пишется в первом лице от имени, того, кто будет подписывать ноту. В обращение обыкновенно добавляется слово «уважаемый» и заканчивается перед подписью так называемым «комплиментом». Например: «Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении».

Характерной чертой синтаксиса языка дипломатии являются длинные предложения, усложненные разветвлённой союзной связью, деепричастными и причастными оборотами, обособленными и вводными конструкциями и т.п. Предложения состоят из законченных смысловых отрезков, представленных в виде абзаца, но не отделённых от других точкой, а входящих формально в структуру одного предложения. Примером подобного может послужить преамбула Устава ООН.

К обиходно-деловому виду официально-делового стиля причисляется служебная переписка или промышленная корреспонденция. Здесь стоит отметить специфичность языка служебной переписки. С одной стороны, краткость и точность - норма делового письма, а с другой – многословие и языковые излишества являются самым большим стилистическим недостатком.

Деловые бумаги (автобиография, расписка, счет, заявление, доверенность, справка, удостоверение и т.п.) необходимо писать коротко и ясно. Также одними из требований являются употребление коротких, бессоюзных предложений, использование определённо звучащих и конкретных слов. Следует помнить, что все дублирующие друг друга названия явлений и действий следует удалять из текста. Существует определённая схема составления деловых бумаг: каждую новую мысль следует начинать с нового абзаца, слова писать полностью, кроме общепринятых сокращений.

Требования к оформлению документов

Текстовые документы надлежит выполнять на формах, которые устанавливаются соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

При изложении обязательных требований используются слова: «необходимо», «следует», «должен», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается» и некоторые другие подобные вышеупомянутым. При изложении же других положений обычно применяются слова: «при необходимости», «могут быть», «как правило», «в случае» и им подобные.

В тексте документа не допускается:

· применение жаргонизмов, профессионализмов, техницизмов, элементов разговорной речи

· для одного и того же понятия применять синонимичные термины в пределах одного документа; иностранные термины при наличии русскоязычных синонимов

· использование произвольных словообразований

· использование сокращений, кроме установленных правилами русской орфографии и прописанных в соответствующих требованиях по оформлению составляемого документа, если таковые имеются.

В документе должен быть приведен перечень принятых сокращений, в случае, если использована специальная система сокращения слов и наименований. Данный перечень помещают в конце документа перед перечнем терминов. Условные буквенные обозначения/изображения/знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах.