Виды и формы современных деловых коммуникаций

Деловые коммуникации - - это средства, помогающие выпол­нению деятельности, в том числе и управленческой. Средства комму­никации можно разделить на аудиовизуальные и контактные. К аудио­визуальным, т.е. видимым, слышимым, относятся телефон, телефакс, видеотелефон, селекторная связь, компьютер и др. К контактным средствам относятся совещания, приветствия, представления, презен­тации, приемы, планерки, переговоры, деловые встречи, конференции, собрания, консультации, круглые столы и т.д.

Деловые коммуникации могут осуществляться непосред­ственно, через деловое общение, и опосредованно, т.е. посредством чего-то, например, письма, записки, переписки. Деловое общение раз­ворачивается в ходе совместной деятельности, направлено на потреб­ность в доброжелательном сотрудничестве. Основным мотивом дан­ного вида общения является деловой, направленный на решение проблемы, осуществление деятельности и т.д. Человек в деловом обще­нии выступает как партнер, организатор и участник совместной дея­тельности.

Деловые коммуникации являются средством упрощения дело­вых контактов, сокращения времени на переговоры.

Американский специалист в области организации личной рабо­ты А. Маккензи в своих исследованиях доказал, что первое место сре­ди причин потери рабочего времени занимает нерациональное исполь­зование телефона.

Современная система управления немыслима без телефона как основного средства коммуникации. Довольно часто руководители отдельных учреждений, фирм и т.д. более 70% вопросов решают по теле­фону. Это значительно сокращает время на решение вопроса, но при этом занимает довольно большой промежуток рабочего времени руко­водителя.

Можно говорить о некоторых правилах применения телефона как средства коммуникации в управлении. Психологи выделили сле­дующие причины, мешающие эффективному использованию телефона:

■ неясна цель разговора;

■ импровизация вместо подготовленного разговора;

■ неблагоприятное время для звонка;

■ долгий поиск номера абонента;

■ звонок без предварительной подготовки необходимых мате­
риалов;

■ предварительно не записаны план разговора и основные про­
блемы;

■ не названа цель разговора;

■ монолог вместо выслушивания ответа на поставленный вопрос;

■ не ведется последующая запись делового разговора;

■ неконкретные договоренности.

В любом серьезном учреждении сегодня используется теле­факс. С его помощью передают наиболее срочные бумаги, справки, материалы и получают сообщения. Использование телефакса значи­тельно сокращает время пересылки бумаг и получения необходимой информации, что значительно улучшает деловые коммуникации. Теле­факс существенно ускорил деловую переписку. Факсимильная связь может передавать, печатать, делать копии документов.

При отправке сообщений по телефаксу рекомендуется сделать стандартную первую страницу. Лучше всего ее оформить на бланке учреждения, допечатав адреса, телефоны, номера факсов и телекса. Записи на факсе идут в определенной последовательности:

■ имя отправителя;

■ дата передачи сообщения;

■ адрес отправителя;

■ номер факса отправителя;

■ количество страниц сообщения, включая первую;

■ имя адресата;

■ ад])ее адресата;

■ стандартная запись: «Если вы не получили все страницы
отправления, позвоните, пожалуйста, по телефону... передайте сооб­
щение но факсу...» (впечатываются соответствующие ваши номера).

Текст сообщения может быть любым — рукописным, печатным. Страницы должны быть пронумерованы, печать ставится только в том случае, если высылается документ.

Письма, документы и нотариально заверенные копии, отправ­ленные факсимильной связью, принято дублировать отправкой обыч­ным письмом, чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и предста­вить по месту требования. При этом необходимо указать в сообщении, что подлинники материалов высылаются почтой.

Руководитель любого учреждения знает, сколько времени занимает деловая переписка. Количество деловых бумаг и последнее прем я значительно увеличилось, иногда оно превышает 100 единиц вдень. А поскольку деловая корреслондеиция отправляется ежеднев­но, она занимает у руководителя много времени. Зачастую ему прихо­дится тратить ежедневно до двух часов на подписание и разбор дело­вых бумаг.

Для четкой организации деятельности руководителю из всей приходящей корреспонденции необходимо выделять ту, которая тре­бует срочного отпета. Порой письма или корреспонденция приходят позже, чем на них требуется ответ. Поэтому важно всегда знать дату отправления и получения корреспонденции. От даты получения кор­респонденции зависит дата ответа — от 3, 10 до 30 дней. Если предла­гаемый срок не реален, необходимо сразу по получении известить об атом адресата. Отсутствие ответа б срок воспринимается однознач­но: неответивший — невоспитанный человек. Принято отвечать в любом случае, даже если ответить но существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не в состоянии ответить на поставленный вопрос.

Существуют современные формы деловой международной переписки. С зарубежными партнерами переписку надлежит вести на двух языках — русском и языке партнера (чаще всего на англий­ском языке).

В деловой переписке при написании должностей и званий используют ряд стандартных сокращений:

Dr. — доктор;

Dir. — директор;

СМ. — генеральный директор;

Pres. — президент;

Prof. — профессор.