Понятие учетных регистров их значение и классификация

Бухгалтерский учет является важнейшей функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими в организации.

Качество бухгалтерского учета, прежде всего основывается на особенностях технологии, применяемой для обработки информации.

Оформленные документами хозяйственные операции группируют в соответствии с их экономическим содержанием и отражают в учетных регистрах.

Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

За столетия существования бухгалтерского учета создано большое количество самых разнообразных учетных регистров. Их можно классифицировать по внешнему виду; по назначению; по объёму содержания; по форме графления и т. д. Классификация учетных регистров приведена на рисунке 9.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использовании средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя организации. Некоторые регистры, например, кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с оборотной стороны книги сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы крайне затруднительно. Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета.

Карточки — это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках.

В отличие от листов бухгалтерской книги карточки не скреплены между собой. Поэтому записи в картотеке могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ЭВМ. Существенным недостатком карточек является возможность изъять или утерять данный вид регистров. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждой вновь открываемой карточке присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Свободные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что хранятся в папках. Достоинства и недостатки - те же, что и у карточек.

По назначению (видам записей) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических учетных регистрах производятся в календарной последовательности. Примером хронологического регистра служит журнал регистрации хозяйственных операций.

В систематических учетных регистрах информация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета. В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления документов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операций с помощью системы счетов. Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнал № 1 по счету «Касса» при книжно-журнальной форме учета) или его отдельным составляющим (например, в журналах-ордерах регистрация и обобщение информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов ).

В комбинированных учетных регистрах хронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса».

По объему содержания информации учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для обобщения информации в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Записи в такие регистры делаются в обобщенном виде, с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояснительным текстом.

Регистры аналитического учета предназначены для обобщения информации в разрезе аналитических счетов, детализирующих содержание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих учетных регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только денежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только натуральных измерителей (например, карточка складского учета; лицевой счет работника).

Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет

вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели. Поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету.

По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, линейные и шахматные.

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны.

В двусторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой.

Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делают на пересечении избранной строки и столбца (например, шахматная оборотная ведомость).

В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делают строго по строкам.

В Республике Беларусь активно ведется работа по унификации учетных регистров. Она включает два взаимосвязанных направления:

· разработку стандартов по требованиям к форме и содержанию учетных регистров;

· построение новых форм учетных регистров.

Рисунок 9 – Классификация учетных регистров