Лекция 6 Регулирование и контроль в системе управления организацией

Регулирование - это деятельность по поддержке в динамической системе управления производством заданных параметров. Его задача - сохранить состояние упорядоченности, который задается функцией организации как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Функция регулирования детерминируется нормативностью: в поле ее зрения находится любое отклонение от нормы. Изменения в самом производстве фиксируются благодаря диспетчеризации, что является специфической формой оперативного регулирования.

Следовательно, именно функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений от заданного режима функционирования организационной системы производства. Осуществляется она в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.

В практике менеджмента функция регулирования трактуется далеко не однозначно. Термин "регулирование" традиционно находит применение в оперативном управлении производством, где его роль заключается в устранении препятствий и отклонений от заданных плановых показателей. Такой же рассмотрение функции регулирования применяется в кибернетике. В основе его лежит обратную связь, которая используется для устранения воздействий.

Необходимость в регулировании системы заключается не только в связи с негативными явлениями. Чаще всего это связано с потребностью природного динамичного развития организации, с появлением новых задач управления, с переходом системы в новое состояние под влиянием внутренних и внешних факторов. Мартыненко Н.М. дает следующее определение регулирования.

Регулирующее воздействие на объект управления делает любой принято и реализовано управленческое решение. Процесс регулирования представляет собой заключительную стадию принятия управленческого решения - акт спонукально-практической деятельности руководителя, который осуществляется по заранее разработанному и сознательно выбранном варианте.

Регулирования - это вид деятельности, который представляет собой влияние руководителя на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достижения целей организации. В этом случае функция регулирования связана с широко используемым термином "управление". Такое понятие руководства рассматривает только одну сторону процесса управления - влияние одного лица (руководителя) на подчиненных. Другая сторона заключается в том, что управление - это процесс влияния руководителя на подчиненных с помощью различных методов регулирования, а именно влияние, которое осуществляется с помощью власти и лидерских качеств руководителя. Таким образом, функция регулирования - это процесс управления, который осуществляется с помощью методов формального воздействия и усиленного (властью и лидерство).

Целью контроля выступают:
1) выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;
2) обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Объектом контроля являются:
– средства и предметы труда;
– персонал;
– производственные и управленческие процессы.

Для осуществления контроля необходимо:
1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:
1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование проверки:
– объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);
– проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);
– субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);
– методы контроля;
– объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);
– сроки и продолжительность проверок;
– последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений действительных и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Выделяют три основных вида управленческого контроля:
1) предварительный;
2) текущий (оперативный);
3) заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности.

Текущий контроль производится от начала деятельности до момента получения результата. Его цель – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения какой-либо программы. Его цель – получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достигнутые результаты.

В управленческом контроле используются следующие типы нормативов: натуральные, затратные, капитальные, доходные, программные, нематериальные, целевые.

Контроллинг (от англ. control – руководство, регулирование, контроль) – новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента.

Одной из основных причин возникновения и внедрения концепции конроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе (т. е. на предприятии, в торговой фирме, банке, органе государственного управления и др.). Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки (в том числе компьютерной) основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.